Rejestracja telefoniczna

Niska skuteczność odbierania połączeń to jeden z najczęstszych problemów własnej rejestracji. Ograniczona liczba rejestratorek, nieprzewidywalne piki połączeń czy urlopy personelu powodują, że pacjenci rezygnują lub szukają pomocy gdzie indziej.

W takiej sytuacji rozwiązaniem jest wsparcie zewnętrznej rejestracji, która zapewni obsługę wszystkich nieodebranych połączeń. Przekazując połączenia do przygotowanego wcześniej i przeszkolonego zespołu, zyskujesz pewność, że każdy pacjent zostanie obsłużony – nawet jeśli Twoja rejestracja nie jest dostępna.

Długie oczekiwanie na połączenie obniża skuteczność rejestracji i wpływa negatywnie na wizerunek placówki. Rozwiązaniem może być wdrożenie połączeń call back – czyli szybkiego oddzwaniania na nieodebrane połączenia.

Jeśli jednak borykamy się z niedoborem kadrowym, pomocna może okazać się usługa zewnętrznej rejestracji, w ramach której połączenia są odbierane natychmiast – zespół pracuje równolegle na wielu liniach, bez ograniczeń typowych dla jednej stacjonarnej rejestratorki.

W godzinach porannych, po weekendzie lub w okresie sezonowym występują tzw. piki połączeń, których stacjonarna rejestracja często nie jest w stanie obsłużyć. Rozwiązaniem jest elastyczne wsparcie Medycznej Rejestracji, która w tych krytycznych momentach przejmuje nadmiarowe połączenia lub obsługuje całość ruchu
(np. w razie nagłej nieobecności pracowników).

Dzięki temu nie musisz zatrudniać dodatkowego personelu na stałe – korzystasz z usług wtedy, gdy są potrzebne.

Tak – coraz więcej placówek całkowicie przekazuje swoją rejestrację telefoniczną do firm takich jak Medyczna Rejestracja. Zewnętrzny zespół rejestratorek obsługuje połączenia według wytycznych placówki, zapisuje pacjentów do Twojego systemu i przekazuje ważne informacje zgodnie z ustalonymi procedurami.

Wszystko odbywa się bez udziału lokalnego personelu, co znacząco obniża koszty i zwiększa efektywność.

Zatrudnienie zdalnej rejestratorki wymaga odpowiedniego przygotowania i zabezpieczenia. Konieczne jest zawarcie umowy powierzenia danych osobowych oraz przeprowadzenie niezbędnych szkoleń (np. w temacie RODO). Dostęp do systemów rejestracyjnych musi odbywać się w sposób kontrolowany i bezpieczny, a rozmowy powinny być rejestrowane w celach jakościowych i regularnie monitorowane przez menadżera placówki.

Bardziej stabilnym i bezpieczniejszym rozwiązaniem będzie zdalna obsługa rejestracji prowadzona przez firmę specjalizującą się w tej dziedzinie. Współpraca z profesjonalnym podmiotem daje gwarancję stabilnej obsługi każdego dnia oraz zwalnia nas z prowadzenia takich działań jak: rekrutacja, szkolenia, monitoring jakości. To bezpieczne rozwiązanie, w którym zewnętrzna rejestracja przejmuje odpowiedzialność za dostępność rejestracji i efekty obsługi naszych pacjentów.

UWAGA! Przed rozpoczęciem współpracy warto dowiedzieć się, czy firma zewnętrzna nie powierza obsługi rejestracji pracownikom zdalnym.