Audyt rejestracji

Poznaj mocne i słabe strony Twojej rejestracji

Korzystając z audytu otrzymasz szczegółowy raport wraz z oceną najważniejszych obszarów pracy rejestracji

W wyniku audytu wskazywane są obszary do poprawy w rejestracji i ich potencjalny wpływ na funkcjonowanie placówki. Dzięki uzyskanym informacjom, placówka może samodzielnie podjąć działania pozwalające na doskonalenie w tych obszarach, realizując zmiany własnymi zasobami. Medyczna Rejestracja może również wspierać w poprawie jakości obsługi pacjenta, proponując rozwiązania dostosowane idealnie do potrzeb audytowanej placówki.

Dokładnie sprawdzimy następujące punkty

Czas reakcji rejestracji

W ramach audytu zbadamy czas oczekiwania pacjenta na połączenie z personelem rejestracji. Tajemniczy Pacjent podejmie kilka prób kontaktu, w różnych dniach i godzinach dostępności rejestracji telefonicznej. Dzięki badaniu dowiesz się czy Twoi pacjenci z łatwością dodzwonią się do placówki, a w przypadku trudności - z jakim prawdopodobieństwem zrezygnują z ponownej próby kontaktu.

Kompetencje personelu

Badanie Tajemniczego Pacjenta pozwoli dokonać oceny kompetencji pracowników rejestracji. Audyt rejestracji pozwoli na dokonanie oceny znajomości placówki, poziom uprzejmości i zaangażowania w rozwiązanie problemów pacjenta.

Godziny dostępności

Ocenimy dostępność Twojej rejestracji i podpowiemy w jaki sposób wpływa ona na skuteczność obsługi pacjenta. Przygotujemy również rozeznanie konkurencji, dzięki czemu dowiesz się jak Twoja placówka wypada na tle innych, o podobnym profilu.

Udogodnienia dla pacjenta

Sprawdzimy z jaką łatwością pacjent może dokonać zapisu na wizytę, weźmiemy pod lupę dostępność rejestracji online i przygotowanie techniczne do profesjonalnej obsługi pacjenta.

TO PROSTE

Wypełnij formularz i skorzystaj z audytu

Wyniki przeprowadzonego audytu otrzymasz w przystępnej formie wraz z naszymi rekomendacjami

Dzięki temu łatwiej podejmiesz działania mające na celu poprawę obsługi swoich pacjentów

Kompetencje personelu

Doskonale! Pracownicy twojej rejestracji są świetnie przygotowani do obsługi pacjenta.
Poziom wiedzy o placówce, życzliwość wobec pacjentów i zaangażowanie z rozwiązanie trudnych sytuacji zostały ocenione na najwyższym poziomie!

Nasza wskazówka: Zadbaj o regularne szkolenia zespołu rejestracji i wsparcie w obsłudze wymagających pacjentów. Zapytaj personel o ich potrzeby w tym obszarze

Czas reakcji

To należy poprawić. Czas reakcji jest stanowczo za długi. Czas oczekiwania na odebranie połączenia to przeciętnie 3 minuty

Pobierz przykładowy audyt

Audyt rejestracji telefonicznej pozwala każdej placówce, bez względu na jej rozmiar i budżet, skorzystać z zewnętrznej oceny rejestracji i tym samym spojrzeć na placówkę „oczami pacjenta”. Dzięki temu manager lub właściciel placówki medycznej otrzymuje cenne informacje o pracy zespołu, efektywności rejestracji i skuteczności stosowanych w obsłudze pacjenta narzędzi.

Dzięki metodzie Tajemniczego Pacjenta zyskasz wiedzę:

bez konieczności przekazywania nagranych rozmów, zgodnie z RODO (czyli bez wymaganych zgód pacjenta, bez przekazywania ich danych podmiotom zewnętrznym)
nawet jeśli nie posiadasz infrastruktury technicznej, która pozwoliłaby analizować ruch połączeń i monitorować jakość prowadzonych rozmów
na temat różnych obszarów i różnych problemów na poziomie telefonicznej obsługi pacjenta (audyt prowadzimy w oparciu o wieloletnie doświadczenie, dlatego wiemy jak poprowadzić rozmowy by zyskać pełen obraz i rzetelnie ocenić kompetencje zespołu rejestracji).

Naszym celem jest przeprowadzić audyt sprawnie, bez zbędnego zaangażowania placówki, w sposób bezpieczny i łatwy dla przychodni.

Audyt rejestracji jest dostępny dla wszystkich zainteresowanych placówek medycznych, które dotychczas nie korzystały z usług Medycznej Rejestracji. Jedynym warunkiem przeprowadzenia audytu jest pozostawienie podstawowych danych placówki i danych kontaktowych do osoby zlecającej audyt, którą może być właściciel placówki lub osoba posiadająca stosowne upoważnienie.

Podczas audytu ocenie podlega czas reakcji rejestracji, czyli czas oczekiwania pacjenta na połączenie. Jeśli jest zbyt długi, placówka traci nowych pacjentów – zwłaszcza pierwszorazowych, którzy są na etapie poszukiwania właściwego lekarza. Wyniki audytu rejestracji pokażą, czy w placówce zapisywani są wszyscy zainteresowani pacjenci, czy ich obsługa podejmowana jest szybko i sprawnie.

Z czasem oczekiwania na obsługę związane są również godziny dostępności rejestracji. Nasz zespół, na bazie doświadczeń naszej firmy oraz oceny placówek konkurencyjnych, oceni dostępność godzinową placówki. Audyt rejestracji może wskazać pożądane godziny dostępności, dzięki którym pacjent będzie mógł skontaktować się z placówką w najbardziej dogodnym terminie.

Badanie Tajemniczego Pacjenta prowadzone w ramach darmowego audytu rejestracji, pozwoli na ocenę podstawowych kompetencji pracownika. W raporcie pojawią się informację na temat życzliwości personelu rejestracji, w trudnych dla pacjenta sytuacjach. Pod lupę weźmiemy również poziom wiedzy na temat zespołu lekarzy i udzielanych przez placówkę świadczeń. Tajemniczy Pacjent zada kilka pytań lub poprosi o dokonanie zapisu na wizytę, weryfikując czy obsługa przebiega prawidłowo.

Podczas audytu, Tajemniczy Pacjent oceni także łatwość dokonania zapisu, skorzystania z usług placówki. Właściciel placówki uzyska informację, czy w komunikacji z pacjentem pojawiają się blokady utrudniające zapis. W wyniku audytu rejestracji przekażemy również cenne wskazówki pozwalające na zwiększenie dostępności i wprowadzenie udogodnień dla pacjentów.

Pozostaw nam swoje dane, a my wszystkim się zajmiemy

Pytania i odpowiedzi

Czy przeprowadzenie audytu jest niezbędne do przygotowania oferty?

Nie. Z bezpłatnej konsultacji i wyceny usługi można skorzystać niezależnie od audytu rejestracji.

Jaki jest czas oczekiwania na wyniki audytu rejestracji?

Czas oczekiwania na wyniki audytu wynosi 30 dni. W tym czasie planujemy działania, wykonujemy wszelkie czynności związane z audytem i przygotowujemy raport wraz z naszymi rekomendacjami.

Nie jestem właścicielem placówki. Czy mogę zlecić audyt rejestracji?

Nie. Audyt rejestracji przeprowadzony jest wyłącznie na zlecenie i za zgodą osoby prawnie reprezentującej placówkę medyczną.

Czy audyt rejestracji zobowiązuje do skorzystania z płatnych usług?

Nie. Skorzystanie z audytu jest bezpłatne i niezobowiązujące.

Czy personel placówki jest informowany o badaniu Tajemniczego Pacjenta?

Decyzję o tym podejmuje osoba reprezentująca placówkę i zlecająca audyt. Niektóre placówki informują pracowników o przeprowadzanym audycie, inne zlecają audyt w tajemnicy, by uzyskać bardziej wiarygodne wyniki.

Czy wraz z raportem z audytu otrzymany "plan naprawczy"?

W wyniku audytu wskazywane są obszary do poprawy w rejestracji i ich potencjalny wpływ na funkcjonowanie placówki. Dzięki uzyskanym informacjom, placówka może samodzielnie podjąć działania pozwalające na doskonalenie w tych obszarach, realizując zmiany własnymi zasobami i samodzielnie tworząc „plan naprawczy”. Medyczna Rejestracja może również wspierać w poprawie jakości obsługi pacjenta, proponując rozwiązania dostosowane idealnie do potrzeb audytowanej placówki w ramach dalszej współpracy.

Tajemniczy Pacjent czy praca na nagranych połączeniach?

Rekomendujemy przeprowadzenie audytu w oparciu o rozmowy Tajemniczego Pacjenta.

Taka metoda jest dla placówki mniej kłopotliwa i w opinii wielu managerów – bezpieczniejsza, gdyż nie wymaga zabezpieczania obszaru ochrony danych osobowych.

Osoby prowadzące audyt posiadają wieloletnie doświadczenie w telefonicznej obsłudze pacjenta i wiedzą jakie pytania zadać, w jaki sposób sprawdzić wiedzę, kompetencję i zaangażowanie personelu rejestracji.

REFERENCJE

Dołącz do grona naszych zadowolonych klientów. Poznaj opinie obecnych.

Sprawdź jakie korzyści ze współpracy najczęściej wskazują nasi Lekarze.

Najlepsza decyzja jaką podjąłem

Podpisanie umowy z Firmą było najlepszą decyzją, jaką podjąłem w poszukiwaniu optymalizacji czasu pracy i życia prywatnego. Elastyczność, uprzejmość i cierpliwość do moich pacjentek warte są każdej wydanej złotówki. Nieoceniony jest czas, który dzięki Medycznej Rejestracji spędzam z rodziną a nie z telefonem w ręku.

dr Rafał Bachórzewski

Ta współpraca spełnia wszystkie moje oczekiwania

Ta współpraca spełnia wszystkie moje oczekiwania i bardzo ułatwia mi pracę. Rzetelność, profesjonalizm, dokładność,niezawodność. (...) Pacjenci nie mają problemu z dodzwonieniem się i umówieniem na wizytę, są dokładnie informowani a na koniec każdego miesiąca otrzymuję zestawienie wszystkich połączeń. Bardzo polecam wszystkim chętnym do skorzystania z usług Rejestracji i podpisuję się pod tym z przyjemnością.

dr Jolanta Lewandowska

Doskonała organizacja pracy

Firma wywiązała sięz wszystkich zobowiązań wynikających z zawartej umowy. Wykazała się doskonałą organizacją pracy, wysoką jakością usług oraz terminowością w realizacji zadań.

Narodowy Instytut Onkologii

Efektywność i niezawodność podejmowanych działań

Jesteśmy pełni uznania dla obecnego na każdym etapie współpracy profesjonalizmu Firmy. Począwszy od fazy planowania, wdrożenia, a wreszcie samej realizacji obsługi obserwowaliśmy duże zaangażowanie we współprace, szeroką wiedzę techniczną oraz efektywność i niezawodność podejmowanych działań.

EPIONE