Rejestracja pacjentów wyłącznie online? Włącz telerejestrację i zyskaj więcej!

Zastanawiasz się nad rezygnacją z telefonicznej rejestracji pacjentów? Posiadasz narzędzia do rejestracji online i rozważasz pozostawienie tylko tego kanału do komunikacji z pacjentem?

Zanim podejmiesz najlepsze dla swojego gabinetu decyzje, sprawdź z jakimi ograniczeniami musisz się liczyć, rezygnując z telerejestracji.

Rejestracja pacjentów online – wady i zalety

Rejestracja online to świetne rozwiązanie, które coraz więcej placówek medycznych wykorzystuje w codziennej pracy.

Posiada wiele zalet, wśród których najważniejsze to:

• zwiększenie dostępności rejestracji – dla wszystkich pacjentów, którzy korzystają z Internetu, możliwość szybkiego dokonania zapisu na wizytę w dowolnym miejscu i czasie jest dużym ułatwieniem
• ograniczenie kosztów – samodzielne umówienie wizyty przez pacjenta ogranicza koszty obsługi przez personel placówki
• możliwość dokonywania szybkich zmian – szybka zmiana terminu czy anulacja wizyty bez konieczności podejmowania prób kontaktu telefonicznego to dla pacjenta duży komfort.

Rejestracja online to również ograniczenia i wady takie jak:

• brak elastyczności – wizyta zapisana jest na konkretny czas, bez możliwości wprowadzania elastycznych zmian (np. wynikających z indywidualnych potrzeb pacjenta czy decyzji lekarza)
• trudności z wprowadzaniem wizyt „pilnych”
• brak możliwości zadania pytań dot. wizyty, rozwiania wątpliwości pacjenta
• trudności z przekazaniem wytycznych dotyczących przygotowania do wizyty / badania / zabiegu
• mniejsza kontrola nad zapisami pacjentów / konieczność regularnej weryfikacji wprowadzonych wizyt

Telerejestracja niedostępna? Policz straty…

Coraz częściej lekarze zastanawiają się nad tym, czy ograniczenie rejestracji do modułu online zamieszczonego na stronie internetowej placówki nie działa na niekorzyść placówki…

Straty związane z brakiem telefonicznej obsługi wynikają przede wszystkim z:

• mniejszej liczby pacjentów pierwszorazowych – pacjent, który nie może uzyskać odpowiedzi na nurtujące go pytania, ma wątpliwości dotyczące zapisu – potrzebuje rozmowy z kompetentnym pracownikiem. Ograniczenie obsługi do rejestracji online sprawia, że tracimy część pacjentów pierwszorazowych
• wydłużonego czasu oczekiwania na wizytę – pacjenci dokonujący zapisu online nierzadko rezerwują 2-3 terminy, ostatecznie wybierając dogodniejszy. Straty lekarzy związane są wówczas ze sztucznym wydłużaniem czasu oczekiwania na wizytę i tym samym rezygnacją części pacjentów.
• większej liczby „okienek” – duża dowolność zapisu online sprawia, że ostateczny wygląd kalendarza może narażać placówkę na spore straty. Jeśli w kalendarzu pojawią się luki, których nikt nie wypełni – lekarz poświęci czas w gabinecie na oczekiwaniu, zamiast w tym czasie przyjąć pacjenta (np. z listy rezerwowej)
• większej absencji pacjentów – jako jedną z wad rejestracji online lekarze podają zwiększenie liczby nieobecnych pacjentów, bez wcześniejszego odwołania wizyty – zwłaszcza w przypadku nowych, pierwszorazowych pacjentów

Uzupełnienie rejestracji online telefoniczną obsługą pacjenta

Połączenie rejestracji online z telefoniczną obsługą pacjenta wydaje się być rozwiązaniem najbardziej optymalnym. Dzięki temu połączeniu pacjent zyska dużą swobodę w komunikacji z placówką a lekarz pewność, że kalendarz przyjęć będzie odpowiednio przygotowany do pracy.

Wyeliminowane zostaną problemy – zarówno te wynikające z ograniczeń rejestracji online jak i te, którymi może być obarczona sama telerejestracja. Pacjent będzie mógł w dowolnym miejscu i czasie dokonać zapisu, a w przypadku wątpliwości, chęci dokonania zmian lub nagłej anulacji – bez problemu skontaktuje się telefonicznie z personelem rejestracji.

Lekarz zauważy wzrost liczby pacjentów i zwiększenie przychodów placówki…

Czy telerejestracja się opłaca?

Pozostaje zatem pytanie – czy to się opłaca? Czy koszt utrzymania telerejestracji nie będzie większy od dodatkowych zysków, jakie przyniesie ona placówce?

Wszystko zależy oczywiście od wybranych rozwiązań i rozmiarów placówki. W dużych przychodniach zatrudnienie kilkuosobowego personelu rejestracji do obsługi kilkunastu lub kilkudziesięciu specjalistów będzie w pełni uzasadnione. Jednak w przypadku indywidualnego gabinetu lub małego, kilkuosobowego zespołu lekarskiego – kilkanaście tysięcy złotych kosztu zatrudnienia 2-3 pracowników i utrzymania stanowisk pracy będzie znacznym wydatkiem. Czasami zatrudnianie personelu rejestracji nie będzie miało uzasadnienia, gdyż wygenerowane z telerejestracji zyski będą mniejsze od wydanych na ten cel środków.

Dobrym rozwiązaniem będzie skorzystanie z usług profesjonalnej, zewnętrznej rejestracji medycznej, która zastąpi nasz personel rejestracji. Jak wybrać najlepszą rejestrację? Przede wszystkim dowiedzmy się, jakie korzyści dla placówki przyniesie współpraca z wybraną przez nas telerejestracją.

Jeśli usługa zagwarantuje nam wysoką skuteczność obsługi połączeń a personel rejestracji będzie w stanie udzielić odpowiedzi na pytania i wątpliwości pacjenta i w konsekwencji dokonać skutecznego zapisu nowej wizyty – szybko zauważymy korzyści.