Opinie klientów i Case Studies: dowody skuteczności Medycznej Rejestracji

Placówki chwalą rozwiązanie zewnętrznej rejestracji za gwarancję dostępności we wszystkie dni roku bez konieczności rekrutacji i szkolenia własnych pracowników. Outsourcing rejestracji eliminuje ryzyko związane z nagłą nieobecnością lub odejściem rejestratorki.

Lekarze zgłaszają też większą skuteczność – szeroka dostępność linii i szybki czas reakcji zwiększają liczbę obsłużonych pacjentów i umówionych wizyt.

Oustourcing rejestracji pozwala też obniżyć koszt utrzymania placówki, o czym najczęściej mówią lekarze prowadzący indywidualne praktyki i właściciele małych placówek medycznych.

Zdaniem naszych klientów, outsourcing gwarantuje większe bezpieczeństwo i lepszą ochronę danych pacjentów niż inne rozwiązania.

Medyczna Rejestracja przejmuje odpowiedzialność za przetwarzane w trakcie obsługi pacjenta dane, zwalniając w tym obszarze placówkę z odpowiedzialności za pracę personelu rejestracji.

Placówki cenią to, że personel Medycznej Rejestracji jest odpowiednio przeszkolony z zakresu przetwarzania danych osobowych i pracuje w bezpiecznym środowisku (stacjonarnie, bez ryzyka jakie niesie praca zdalna). Obszar przetwarzania danych osobowych jest odpowiednio przygotowany, bez dostępu osób trzecich.

Skuteczność współpracy mierzymy korzystając zarówno z danych ilościowych (liczba odebranych połączeń, czas oczekiwania pacjenta na połączenie) jak i danych jakościowych: uzyskanych w trakcie obsługi (skuteczność umawiania wizyt, ocena obsługi dokonana przez pacjenta) oraz dostarczonych przez klienta (zwiększona liczba zrealizowanych wizyt / mniejsza liczba skarg pacjentów).

W ocenie skuteczności współpracy ważna jest dla nas subiektywna ocena klienta – informacje o tym, co zmieniło się po wdrożeniu usługi, jakie problemy zostały rozwiązane oraz jakie opinie pacjentów o rejestracji docierają do placówki.

Nieodebrane połączenia od pacjentów to najczęstszy problem, który zgłaszają lekarze przed podjęciem współpracy.

Przekazanie Medycznej Rejestracji do obsługi nieodbieranych przez rejestrację połączeń to odpowiednie rozwiązanie dla placówek zatrudniających również własny personel.

Lekarze chwalą takie rozwiązanie, gdyż zwiększa liczbę umówionych wizyt, zabezpiecza placówkę przed stratami spowodowanymi nagłą nieobecnością pracownika rejestracji i zwiększa dostępność rejestracji, co wpływa na wizerunek placówki.

„Dobry” outsourcing rejestracji zagwarantuje placówce konkretne wyniki – wysoką skuteczność odbierania połączeń, minimalny czas oczekiwania na rozmowę, wysoką skuteczność umawiania wizyt. By osiągnąć te cele, rejestracja musi zagwarantować odpowiednie zaplecze techniczne umożliwiające sprawne odbieranie połączeń oraz przygotowany, przeszkolony personel (który doskonale zna obsługiwaną placówkę).

„Tani” outsourcing często bazuje na „hurtowej” obsłudze wielu podmiotów (często nieznanych personelowi rejestracji), nie daje gwarancji skuteczności obsługi połączeń i często bywa dodatkiem do innej sprzedawanej usługi lub produktu (np. programu do obsługi gabinetu).

Z doświadczenia wielu naszych klientów wynika, że korzystając wcześniej z usług „taniej” rejestracji narazili placówkę na straty (stracili pacjentów z powodu niskiej skuteczności pracy rejestracji lub niedostatecznego przygotowania rejestratorek do rozmów).

Najwięcej korzyści dostrzegamy w małych i średnich placówkach medycznych – indywidualne gabinety lekarskie, małe zespoły specjalistów, gabinety fizjoterapeutyczne i psychologiczne.

W tych placówkach zatrudnianie personelu rejestracji nie jest konieczne – a odpowiednie zabezpieczenie ruchu połączeń i przygotowanie kalendarzy – kluczowe dla pracy lekarzy i terapeutów.

Korzyści wynikają zarówno z oszczędności (outsourcing dla tych placówek jest dużo tańszy od utrzymania własnej rejestracji) jak i z gwarancji wysokiej jakości (większa skuteczność umawiania wizyt, dobrze przygotowane kalendarze specjalistów do pracy).