Jak wyeliminować kolejki do rejestracji w placówce medycznej?

Jak wyeliminować kolejki do rejestracji w placówce medycznej?

Częsty widok w placówkach medycznych: kolejka pacjentów ustawia się do „okienka”, telefon dzwoni nieustannie, a personel rejestracji próbuje pogodzić oczekiwania pacjentów – tych na miejscu i czasami tych dzwoniących oraz oczekiwania lekarzy związane z dokumentacją medyczną i bieżącą obsługą…

Jak zapobiec takiemu chaosowi i poprawić komfort pacjenta i pracowników placówki?

Przede wszystkim należy zdecydowanie rozdzielić obsługę telefoniczną pacjenta od obsługi w recepcji. Wyeliminowanie dzwoniących telefonów w rejestracji, która chcąc nie chcąc wpływa na wizerunek całej placówki już znacząco poprawia sytuację. Bez nieustannego dźwięku telefonu personel rejestracji może pracować zdecydowanie spokojniej, poświęcając 100% uwagi i czasu pacjentom, którzy znajdują się na terenie placówki. Wpływa to zarówno na tempo obsługi, skrócenie kolejki na miejscu, jak i podniesienie jakości obsługi (większy spokój personelu najczęściej udziela się pacjentom). Pacjent może odczuć, że jego potrzeby są ważne dla personelu placówki, a w trudnych sytuacjach łatwiej zaufa i utrzyma emocje na wodzy – gdy z drugiej strony dostrzeże pełne zaangażowanie.

Co w tej sytuacji z rejestracją telefoniczną?

Rozwiązań jest oczywiście kilka – od przeniesienia obsługi telefonicznej do oddzielnego pomieszczenia (lub gdy jest to niemożliwe wydzielenia odrębnego stanowiska do takiej obsługi) po zlecenie obsługi firmie zewnętrznej, która przejmie obsługę połączeń przychodzących, współpracując z personelem na miejscu i uzupełniając jego działania.

Pacjenci dzwoniący do placówki powinni być „kolejkowani”, by po usłyszeniu komunikatu powitalnego oczekiwać na połączenie z rejestracją bez konieczności wielokrotnego inicjowania połączenia. Osoby zarządzające pracą rejestracji powinny zaś kontrolować dane statystyczne (czas oczekiwania, % odbieralność połączeń), by dokonać odpowiednich modyfikacji, gdyby parametry te nie były satysfakcjonujące.

Jeśli kolejka w placówce nie maleje warto rozważyć wdrożenie systemu kolejkowego z biletami, który usprawni obsługę pacjentów i pozwoli na oczekiwanie w komfortowych warunkach. Dłuższe oczekiwanie przed „okienkiem” w pozycji stojącej dla wielu chorych jest wyzwaniem, a zdenerwowanie i irytacja tym wywołana rzutują na opinię o placówce.

Z naszego doświadczenia wynika jednak, że przy sprawnej obsłudze telefonicznej liczba pacjentów przychodzących do placówki w celu rejestracji zdecydowanie się zmniejsza. Pozostaje zatem obsługa bieżąca, związana z założeniem dokumentacji medycznej lub wskazaniem miejsca przyjęcia.

Należy pamiętać również o zasadach związanych z przetwarzaniem danych osobowych pacjenta – przy zastosowaniu odpowiednich rozwiązań zdecydowanie łatwiej w rejestracji pracować zgodnie z przepisami. Nie powinniśmy przecież dopuszczać do sytuacji, gdy pacjent w kolejce usłyszy dane lub zobaczy dokumenty pacjenta przed nim. Niedopuszczalne również są sytuację gdy pacjent obsługiwany telefonicznie usłyszy dane pobierane od pacjenta na miejscu. Rozwiązania, które zastosujemy, powinny uwzględniać również te aspekty.

Sprawdzimy Twoją rejestrację BEZPŁATNIE
Zostaw nam kontakt do siebie, a już niedługo się odezwiemy!

    Skomentuj artykuł
    User icon
    Andrzej
    2022-05-16
    Uwaga !!! Są pewne zapisy w Umowie z FELG DENT które wzbudzają sporo kontrowersji : 1. FELG DENT zastrzega sobie możliwość transferu danych o pacjentach ale i o personelu gabinetów przesyłanych przez gabinety do\"krajów trzecich\" czyli domyślnie poza UE-pozostaje pytanie do jakich krajów ? Tego już FELG DENT nie precyzuje, nie ma również w warunkach umowy opcji sprzeciwu wobec tak... Wczytaj więcej iego działania . FELG DENT nie gwarantuje w zapisach umowy , że te dane pacjentów będą chronione prawnie co najmniej tak samo jak w obszarze UE . Wyobraźmy sobie , że dane będą np. transferowane do Burkina Faso, gdzie o ochronie danych osobowych możliwe że nawet nie słyszeli. 2. FELG DENT ogranicza w umowie kwotowo do śmiesznej sumy wysokość swojej odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez FELG DENT na rzecz Licencjobiorcy do wysokości trzech ostatnich opłat licencyjnych - czyli przeciętnie do kilkuset złotych - a teoretyczna kara nałożona przez UODO/GIODO może być nawet do wysokości kilkuset tysięcy złotych... Ciekawe kto pokryje resztę ? Oczywiście gabinet /lekarz.
    User icon
    Mariusz
    2022-04-12
    Słyszałem, że oprogramowanie NTX dobrze sprawdza się w klinikach i przychodniach. Dzięki niemu poprawiliśmy działalność kliniki. Program umożliwia personelowi medycznemu szybkie i łatwe rejestrowanie i planowanie wizyt pacjentów. Wszystko działa sprawnie. Jest to jeden z nielicznych programów, z którego jesteśmy w 100% zadowoleni.