Koniec kłótni w kolejce do gabinetu? Czyli... Systemy kolejkowe

Czym są systemy kolejkowe?

Wiesz, jak działa klasyczna kolejka w różnych lokalach –klienci ustawiają się jeden za drugim. W placówkach medycznych z zasady działa to podobnie, bo pacjenci wzajemnie ustalają, kto jest za kim. Jak bardzo jest to konfliktogenne, można doświadczyć nie tylko będąc pracownikiem placówki, ale również pacjentem.

Alternatywą jest zautomatyzowanie tego procesu – wówczas to maszyna przydziela osobie miejsce w kolejce. Gdy jest już kolej Pacjenta, jego numerek zazwyczaj zostanie głośno odczytany oraz wyświetlony na ekranie. Dzięki temu można uporządkować oraz usystematyzować proces obsługiwania Pacjentów. Myślisz, że to przeżytek? W wielu placówkach, w których odnotowuje się duży ruch, systemy kolejkowe znacząco ułatwiają sprawną obsługę.

Czy system kolejkowy działa?

Możesz się zastanawiać, czy automatyzacja kolejki przyniesie pozytywny efekt. Aby to stwierdzić, należy zwrócić uwagę na podstawowy wymóg jej działania – kolejkę. Jak często w Twojej placówce pacjenci spędzają w poczekalni kilkanaście, kilkadziesiąt minut? Czy zdarzają się spóźnienia lekarzy lub przyjęcia pilnych przypadków, które dodatkowo wydłużają czas oczekiwania na wizytę?

Na pewno byłeś świadkiem lub uczestnikiem takiej nieprzyjemnej wymiany zdań, a może nawet kłótni pomiędzy pacjentami. Wynikają one często z braku dobrej organizacji. Wiele placówek nie posiada systemu zarządzania pacjentami albo jest on zbyt słaby. W teorii Pacjenci wchodzą zgodnie z numerkami. W teorii, bo w praktyce bywa różnie, zwłaszcza w większych placówkach. Tam często pojawia się chaos spowodowany brakiem jasnych informacji i brakiem spójnych zasad.

Obawiasz się, że seniorzy mogą mieć problem z takim systemem kolejkowania? Osoby starsze najczęściej szybko odnajdują się w tej technologii. Dlaczego? Zazwyczaj jedyne, co należy zrobić, aby otrzymać numerek, to nacisnąć odpowiedni przycisk. W placówkach z tylko jednym gabinetem wystarczy nacisnąć przycisk, a automat wyda nam bilet. Co się stanie w sytuacji, gdy gabinetów jest więcej? To proste – zazwyczaj wystarczy wybrać kolejkę, w której chcemy czekać.

Być może boisz się, że nie będziesz umiał korzystać z takiego systemu zarządzania kolejką? Tu również możesz być spokojny – zdecydowana większość firm automatyzujących kolejki wytłumaczy Ci proces krok po kroku. Co najważniejsze – nawet bez przeszkolenia prawdopodobnie dałbyś radę. Obsługa często sprowadza się do kliknięcia jednego z 3 przycisków. Zwiększającego, zmniejszającego lub zerującego numer na wyświetlaczu.

Zasadę działania już znasz, ale jakie są korzyści?

• Lepsze opinie o Twojej placówce
• Większy spokój wśród Pacjentów
• Więcej czasu dla Twojego personelu, który może przeznaczyć go na inne zadania
• Klarowność sytuacji spornych
• Ograniczony kontakt między Pacjentami
• Możliwość umieszczenia przewidywanego czasu oczekiwania na bilecie.
• Większa swoboda pracy personelu medycznego (do gabinetu pacjent wchodzi dopiero po wywołaniu)
• Mniej nerwów – często napięta sytuacja między Pacjentami przekłada się na atmosferę w całej placówce

Najpopularniejsze automatyczne kolejki

Wśród systemów automatycznych kolejek wyróżniamy trzy główne:

1. System Pagerów
   Co prawda, ta metoda najczęściej stosowana jest w gastronomii, ale znajdzie również zastosowanie w większych placówkach. Dzięki niej Pacjenci mogą na spokojnie przejść się po kawę czy do toalety. Gdy będzie ich kolej, pager powiadomi ich o tym. Wadą tej metody jest ilość pagerów – może się zdarzyć, że pagerów zwyczajnie zabraknie. Dlatego w przypadku tego systemu warto zaopatrzyć się w odpowiednią ilość pagerów.
   
2. System Biletowy
   Tę metodę możesz znać z różnych instytucji państwowych oraz banków. Wchodząc do placówki Pacjent musi zlokalizować kolejkomat oraz pobrać bilet. Warto dobrze przemyśleć jego lokalizację oraz oznakowanie. Tak, aby wchodząc do Twojej placówki, Pacjent był w stanie szybko go odnaleźć. Wadą tej metody jest zużywanie rolek papieru. Zaletą natomiast duża intuicyjność samych urządzeń
   
3. System Online
   Ta metoda w obecnych czasach nie jest jeszcze zbyt popularna, ze względu na możliwości technologiczne seniorów. Jednak mimo wszystko opowiemy Ci o niej, abyś wiedział, na czym polega. Zasada jest prosta – Pacjent skanuje kod QR i zaznacza chęć dołączenia do kolejki. Następnie otrzymuje numer. Swoją pozycję w kolejce może sprawdzić zarówno na ekranie placówki, jak i na swoim telefonie.
   
4. System Online + Bilety
   Poprzednia metoda aktualnie jeszcze nie nadaje się do wprowadzenia, ale rozwiązanie hybrydowe jak najbardziej. Jak działa to rozwiązanie? To proste! Pacjent może zając miejsce w kolejce zarówno poprzez zeskanowanie kodu QR, jak i bezpośrednio z maszyny. Dzięki temu jednocześnie nie marnujemy niepotrzebnie papieru i umożliwiamy Pacjentom zapoznanie z systemem online. Ponadto osoby młodsze oraz dbające o ekologię z pewnością je docenią! Wadą tego typu rozwiązań jest niestety większa cena – oba systemy muszą być nieustannie synchronizowane. Bez synchronizacji powstaną dwie osobne kolejki, czego lepiej unikać.

Który system kolejkowy wybrać?

Podsumowując, które rozwiązanie sprawdzi się najlepiej w Twojej placówce? Jednej odpowiedzi nie ma, ale:

• Jeżeli prowadzisz większą placówkę, w której Pacjenci mogą przejść po kawę czy nawet do bufetu, dobrym rozwiązaniem będzie system pagerów albo hybrydowy.
• W przypadku średnich placówek z więcej niż jednym gabinetem. Warto rozważyć zarówno system tradycyjny z biletami, jak i ten hybrydowy.
• Z kolei w wypadku najmniejszych placówek z tylko jednym gabinetem. Warto zastanowić się nad systemem tradycyjnym ze względu na niską cenę w porównaniu do korzyści.