Wdrożenie i szkolenie Rejestratorki Medycznej

Wdrożenie i szkolenie Rejestratorki Medycznej

Rekrutacja pracownika rejestracji zakończona sukcesem? Czas rozpocząć najważniejszy etap współpracy - szkolenie i przygotowanie nowego członka zespołu do obsługi pacjenta. Dowiedz się jak zrobić to dobrze!

Krok 1 – Szkolenie z najważniejszych zasad panujących w placówce

Zanim rozpoczniemy szczegółowe szkolenie oraz udostępnimy dane pacjentów i pracujących w placówce lekarzy, powinniśmy przygotować pracownika rejestracji do pracy w obszarze przetwarzania danych osobowych.

Zapewne zostały już podpisane odpowiednie dokumenty i nadane stosowne uprawnienia do przetwarzania danych, jednak udostępnienie dokumentacji z tym związanej nie sprawi, że pracownik będzie dobrze przygotowany i wyczulony na sytuacje potencjalnie niebezpieczne.

Absolutną podstawą szkoleń będzie omówienie wszelkich obowiązków związanych z RODO, sposobów reagowania w sytuacjach nietypowych, nagłych; przedstawienie zasad mających na celu ochronę danych wrażliwych. Szkolenia rejestratorki medycznej muszą obejmować sposób reagowania w przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych.

Krok 2 – Szkolenie pracownika rejestracji z zakresu usług placówki

Kolejnym etapem wdrożenia rejestratorki medycznej powinno być szczegółowe szkolenie z zakresu procedur medycznych dostępnych w placówce. Jeśli zatrudniony pracownik posiada wykształcenie kierunkowe (np. jest to asystentka stomatologiczna zatrudniana do pracy w gabinecie stomatologicznym), szkolenie będzie krótsze i nie będzie obejmowało podstawowej wiedzy.

Jeśli jednak zatrudniamy osobę bez doświadczenia w pracy na podobnym stanowisku i bez wykształcenia kierunkowego – musimy omówić każdy szczegół, w tym:

  • listę specjalizacji lekarskich (wraz z realizowanymi przez nich świadczeniami medycznymi)
  • listę badań / zabiegów / innych procedur medycznych dostępnych w placówce
  • zasady udzielania świadczeń medycznych w ramach NFZ (jeśli placówka posiada taki kontrakt)

Warto poświęcić czas na szczegóły – w jaki sposób wykonywane jest badanie, na czym polega dany zabieg, jakie są wskazania i przeciwwskazania itp.

Jednocześnie należy wyraźnie określić, które informacje powinny być przekazywane na poziomie rejestracji a które pacjent otrzyma od personelu medycznego podczas wizyty w placówce. Zadbajmy o to by przyszła rejestratorka czuła się pewnie w rozmowie z pacjentem, jednak nie stosowała zdobytej wiedzy w sposób niezgodny z naszymi oczekiwaniami (np. udzielając porad medycznych, sugerując konkretne rozwiązania o których powinien powiedzieć lekarz podczas wizyty).

Chcesz uniknąć prowadzenia rekrutacji i szkolenia pracowników rejestracji?
Wypełnij formularz i dowiedz się jak zabezpieczyć rejestrację bez zatrudniania personelu

    Krok 3 – Wdrożenie rejestratorki – zapoznanie z personelem placówki

    Jeśli nowy pracownik zna już profil placówki, poznał rodzaje dostępnych świadczeń – czas na szczegółowe szkolenie dotyczące personelu placówki. Znajomość lekarzy, specjalistów, do których będą dokonywane zapisy pacjentów – jest kluczowa dla skutecznej obsługi.

    O co mogą zapytać pacjenci nowego pracownika rejestracji?

    • doświadczenie lekarza (również kliniczne)
    • miejsca przyjęć (poza placówką, z którą kontaktuje się pacjent – szczególnie częste są pytania o szpitale, w których pracują lekarze)
    • specjalizacje i szczególne obszary, w których lekarz pracuje (w czym się specjalizuje?)
    • obsługę pacjentów obcojęzycznych

    Znajomość personelu medycznego jest niezwykle istotna w placówkach, w których przyjmuje kilku specjalistów z jednej dziedziny (np. zespół stomatologów, rehabilitantów, psychologów). Często, mimo tej samej specjalizacji, pracują w różnych obszarach, różnymi metodami. Znajomość tych różnic sprawi, że rejestratorka będzie umiała rozwiać wątpliwości pacjenta, odpowiedzieć na jego pytania a następnie dokonać skutecznego i poprawnego zapisu. Jest to szczególnie ważne w przypadku obsługi nowego pacjenta, który dopiero dokonuje wyboru placówki i specjalisty.

    Krok 4 – Szkolenie z programu do obsługi rejestracji

    Czas na zapoznanie z narzędziami niezbędnymi w codziennej pracy rejestratorki. Podstawą będzie oczywiście program do obsługi terminarzy przyjęć, z którego korzystają lekarze.

    Początkująca rejestratorka powinna odbyć praktyczne szkolenie, w ramach którego dowie się :

    • jak sprawnie i szybko znaleźć właściwy termin wizyty
    • jak dokonać zapisu pacjenta pierwszorazowego (w tym jakie dane są wymagane)
    • jak zapisać pacjenta na kolejną wizytę
    • jak odwołać wizytę / zmienić jej termin

    Ponadto w ramach szkolenia z systemu do obsługi placówki, powinniśmy omówić kwestie:

    • potwierdzania wizyt / sposobu reagowania w przypadku anulacji wizyty
    • tworzenia list pacjentów (np. listy oczekujących, „czarnej” listy pacjentów)
    • płatności online (jeśli są wdrożone)
    • zapisu na wizyty niestandardowe (e-wizyty, wizyty domowe, przypadki pilne).

    Krok 5 – Szkolenie ze standardów obsługi pacjenta

    Wdrożenie nowego pracownika rejestracji możemy zakończyć szkoleniem z zakresu standardów obsługi pacjenta. To niezwykle ważne szkolenie, które powinno warto przeprowadzić w wersji warsztatowej, by przyszły pracownik mógł przećwiczyć konkretne rozmowy i sytuacje, z którymi spotka się w codziennej pracy.

    Jakie tematy powinno obejmować szkolenie ze standardów obsługi pacjenta? Przede wszystkim:

    • jak prowadzić rozmowę z pacjentem?
    • jak postępować w sytuacjach trudnych? jak przyjąć skargę pacjenta?
    • jakich słów używać lub unikać w rozmowie?
    • jak skutecznie dokonać zapisu pacjenta?

    Oczywiście powinniśmy dysponować przygotowanymi wcześniej standardami obsługi pacjenta (najlepiej w wersji dokumentu, do którego pracownik będzie mógł regularnie wracać).

    Skomentuj artykuł