Optymalizacja pracy rejestracji medycznej – praktyczne wskazówki
Jedno z większych wyzwań w zarządzaniu placówką medyczną to osiągnięcie wysokiej skuteczności pracy rejestracji przy jednoczesnej optymalizacji kosztów jej utrzymania – w tym szczególnie zatrudnienia personelu.
Jak zorganizować pracę zespołu rejestracji, by osiągnąć najlepsze efekty? Poznaj nasze wskazówki:
1. Zapoznaj się z potrzebami pacjentów
Podejmowanie wszelkich decyzji czy wdrażanie zmian powinno być poprzedzone analizą potrzeb pacjentów. Przydatne będą wszelkie informacje dotyczące ruchu połączeń telefonicznych w rejestracji a także natężenia pacjentów w placówce medycznej.
Wiedząc w jakich momentach dnia / tygodnia potrzeby są największe, możemy lepiej zaplanować czas pracy zespołu. Pod uwagę warto wziąć zarówno liczbę połączeń w poszczególnych interwałach czasowych jak i liczbę przyjmujących w tym czasie lekarzy (wpływającą na liczbę pacjentów wymagających obsługi na miejscu – w placówce).
2. Zweryfikuj listę obowiązków personelu rejestracji
Mając dane dotyczące ruchu połączeń i liczby pacjentów wymagających obsługi w danym czasie, możemy już wstępnie określić, czy zatrudniony personel ma szanse działać efektywnie. Być może są momenty, w których potrzebuje dodatkowego wsparcia?
Dodatkowo ważna będzie informacja o innych obowiązkach personelu rejestracji – tych, które muszą być wykonane w konkretnym czasie (zwłaszcza jeśli za rejestrację odpowiada pielęgniarka czy inny specjalista) oraz obowiązkach możliwych do zaplanowania, realizacji w dogodnym momencie.
Oceńmy czas potrzebny na te działania i sprawdźmy, czy pracownicy rejestracji mają przestrzeń czasową do ich realizacji.
3. Zoptymalizuj czas pracy zespołu
Czas na próbę dostosowania godzin pracy personelu do potrzeb placówki medycznej. Jeśli w ramach dotychczasowej weryfikacji okazało się, że największe możliwości realizacji zadań przypadają na względnie spokojny czas w rejestracji – spróbujmy to zmienić.
Dość powszechne jest, że placówki pracujące od godziny 8 do godziny 20, mają najwięcej pracowników w godzinach 12-16 – czyli w czasie, gdy liczba pacjentów do obsługi jest mniejsza. Zmiany w tym obszarze powinny być skupione na lepszym dostosowaniu liczby pracowników do potrzeb placówki. Pozwala to ograniczyć koszty zatrudnienia oraz lepiej dostosować liczbę stanowisk do obsługi.
4. Ogranicz zatrudnienie
Pomysł ograniczenia zatrudnienia wydaje się nierozsądny, gdy mówimy o lepszych efektach i większej skuteczności pracy rejestracji. Zazwyczaj pierwszym pomysłem jest zatrudnienie nowego pracownika, który zgodnie z naszym planem pomoże zespołowi – obsłuży nieodbierane połączenia, potwierdzi wizyty lub odpisze na wiadomości od pacjentów.
Tymczasem okazuje się, że w budżecie 1 dodatkowego stanowiska pracy, moglibyśmy zyskać pomoc w szerszym zakresie – np. 12h dziennie, na kilku stanowiskach jednocześnie, wtedy gdy jest to potrzebne. W jaki sposób? Z pomocą przychodzi rejestracja zewnętrzna – która może skutecznie wspierać placówkę w optymalizacji pracy rejestracji medycznej.
Dzięki dodatkowemu wsparciu nie tylko zyskamy wyższą skuteczność obsługi pacjentów, ale również ograniczymy ryzyko związane z nagłym brakiem personelu (spowodowanym urlopem, chorobą lub nagłym odejściem). Zoptymalizujemy również swój czas, ograniczając działania związane z rekrutacją, szkoleniami i monitorowaniem jakości pracy.
Czytaj dalej
