Jak otworzyć własny gabinet fizjoterapii – krok po kroku

Kompleksowy przewodnik dla fizjoterapeutów planujących własną działalność

Założenie własnego gabinetu fizjoterapeutycznego to ambitne, ale w pełni osiągalne przedsięwzięcie, które może stać się początkiem niezależnej, satysfakcjonującej kariery.

Zanim jednak rozpoczniesz ten proces, zapoznaj się z najważniejszymi wskazówkami i dowiedz się jak krok po kroku uzyskać stosowne zgody oraz zaplanować poszczególne etapy zakładania gabinetu rehabilitacyjnego.

Dzięki przemyślanemu podejściu, znajomości przepisów prawa, procedur rejestracyjnych oraz wymagań dotyczących lokalu, sprzętu i prowadzenia dokumentacji medycznej – cały ten proces zakończysz pozytywnie i bez niepotrzebnego stresu.

Poniżej przedstawiamy obszerny przewodnik, który krok po kroku przeprowadzi Cię przez proces zakładania własnej praktyki fizjoterapeutycznej:

1. Uzyskanie Prawa Wykonywania Zawodu Fizjoterapeuty (PWZFz)

Pierwszym i absolutnie podstawowym krokiem dla każdego, kto chce otworzyć własny gabinet fizjoterapeutyczny, jest uzyskanie Prawa Wykonywania Zawodu Fizjoterapeuty.

Nadawane jest ono przez Krajową Izbę Fizjoterapeutów (KIF) i uprawnia do samodzielnego wykonywania zawodu.

Aby je otrzymać, należy złożyć wniosek elektronicznie za pomocą platformy KIF, dołączyć skany wymaganych dokumentów (m.in. dyplomu ukończenia studiów) i uiścić opłatę członkowską. Po otrzymaniu prawa wykonywania zawodu, fizjoterapeuta otrzymuje numer PWZFz, który musi być umieszczany na dokumentach medycznych i pieczątce zawodowej.

2. Rejestracja praktyki zawodowej w RPWDL

Każdy fizjoterapeuta planujący działalność prywatną (czyli bez zatrudnienia w placówkach) musi zarejestrować swoją praktykę zawodową w Rejestrze Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą (RPWDL). Rejestr ten prowadzony jest przez właściwego wojewodę i odbywa się za pośrednictwem systemu online.

Do wyboru mamy kilka form prawnych:

• Indywidualna Praktyka Fizjoterapeutyczna – najczęściej wybierana przez osoby pracujące samodzielnie,
• Indywidualna Praktyka Fizjoterapeutyczna Wyjazdowa – dla osób, które świadczą usługi u pacjentów (np. w domach),
• Grupowa Praktyka Fizjoterapeutyczna – jeśli planujesz zatrudniać innych fizjoterapeutów.

Rejestracja wiąże się z opłatą skarbową i koniecznością posiadania ubezpieczenia OC.

3. Rejestracja działalności gospodarczej (CEIDG)

Kolejnym krokiem jest założenie działalności gospodarczej w CEIDG – Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Proces ten jest bezpłatny i można go przeprowadzić online lub w urzędzie gminy.

Najczęściej wybieranym kodem PKD dla gabinetów fizjoterapeutycznych jest:
• 86.90.A – Działalność fizjoterapeutyczna

Dodatkowo, przy rejestracji należy wybrać formę opodatkowania (np. podatek liniowy, ryczałt), określić miejsce wykonywania działalności oraz zgłosić się do ZUS jako płatnik składek.

4. Ubezpieczenie OC dla fizjoterapeuty

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, każdy fizjoterapeuta prowadzący działalność leczniczą musi posiadać ważne ubezpieczenie OC. Chroni ono przed finansowymi konsekwencjami ewentualnych błędów w sztuce medycznej lub innych sytuacji, w których pacjent może doznać szkody.

Minimalna suma gwarancyjna to:
• 30 000 euro na jedno zdarzenie
• 150 000 euro na wszystkie zdarzenia w roku

Polisę można wykupić u dowolnego ubezpieczyciela. Warto zwrócić uwagę na zakres ochrony i wyłączenia odpowiedzialności.

5. Lokal i wymogi sanitarne dla praktyki fizjoterapeutycznej

Gabinet fizjoterapeutyczny musi spełniać określone wymagania techniczne i sanitarne. Najważniejsze z nich to:

• wydzielone pomieszczenie do przeprowadzania zabiegów (minimum 12–15 m²),
• odpowiednie oświetlenie, wentylacja i ogrzewanie,
• dostępność toalety dla pacjentów,
• miejsce na przebieralnię lub parawan,
• dostosowanie do potrzeb osób z niepełnosprawnościami (jeśli jest to gabinet ogólnodostępny).

Lokal musi zostać przygotowany zgodnie z wymaganiami rozporządzenia Ministra Zdrowia oraz lokalnych przepisów sanitarnych. W niektórych przypadkach konieczne może być zgłoszenie gabinetu do Sanepidu.

6. Wyposażenie gabinetu fizjoterapeutycznego

Zakres wyposażenia zależy od rodzaju usług, jakie planujesz świadczyć, ale podstawowe elementy obejmują:

• Stół do masażu / rehabilitacji,
• Drabinki gimnastyczne, materace, lustra terapeutyczne,
• Sprzęt do fizykoterapii (jeśli planujesz zabiegi z wykorzystaniem prądu, światła, ultradźwięków),
• Szafki, meble, środki dezynfekcyjne,
• Narzędzia służące do obsługi wizyt (sprzęt komputerowy z oprogramowaniem do dokumentacji medycznej)

7. Rejestrowanie pacjentów

Podstawą sprawnego i skutecznego działania gabinetu będzie odpowiednia dostępność rejestracji, dzięki której pacjent w dowolnym momencie umówi wizytę lub uzyska odpowiedzi na dodatkowe pytania.

Szeroka dostępność rejestracji telefonicznej (zwłaszcza dla nowych pacjentów) oraz możliwość umówienia wizyty poprzez platformę internetową (popularna wśród stałych pacjentów) – zwiększą szansę na odpowiednią liczbę umówionych wizyt.

Zatrudnienie personelu rejestracji może okazać się jednak zbyt drogim rozwiązaniem dla nowego gabinetu. Warto wtedy skorzystać z kompleksowego rozwiązania zewnętrznej rejestracji dedykowanej fizjoterapeutom.

W początkowym etapie prowadzenia gabinetu, fizjoterapeuci często decydują się na samodzielną obsługę rejestracji. Warto jednak być czujnym przy takim rozwiązaniu – brak szybkiej reakcji na przychodzące połączenie (które często pojawi się w trakcie wizyty i obsługi innego pacjenta) może doprowadzić do utraty potencjalnych wizyt.

Jeśli zainwestujemy dodatkowo w działania marketingowe – warto zadbać, by dzwoniący pacjenci mieli zapewnioną szybką i skuteczną obsługę. Bez tego kontaktu, budżet na kampanię może być niepotrzebnie „przepalony” – wydane na reklamę pieniądze nie przyniosą pożądanego efektu.

8. Dokumentacja medyczna i system P1

Od lipca 2021 r. obowiązuje konieczność prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej (EDM) i przekazywania jej do Systemu Informacji Medycznej P1. Oznacza to, że gabinet musi korzystać ze specjalnego oprogramowania i uzyskać odpowiedni certyfikat ZUS lub P1, by móc bezpiecznie przesyłać dane.

W dokumentacji powinny znaleźć się m.in.:

• historia choroby pacjenta,
• plan terapii,
• karty zabiegowe,
• podpisy pacjenta (np. zgoda na terapię).

Przy wyborze programu, przydatny może okazać się Ranking Programów dla placówek medycznych.

9. Promocja i pozyskiwanie pacjentów

Własny gabinet to nie tylko praca terapeutyczna – to również prowadzenie firmy. Dlatego ważne jest, aby zadbać o marketing i rozpoznawalność. Tuż przed uruchomieniem terminarza przyjęć, warto podjąć pierwsze działania, dzięki którym pozyskamy nowych pacjentów.

Od czego zacząć promowanie gabinetu fizjoterapeutycznego?

• Stwórz wizytówkę Google Moja Firma,
• Załóż profil na Facebooku / Instagramie,
• Zbuduj prostą stronę internetową z formularzem kontaktowym lub rejestracją online
• Zainwestuj w kampanię reklamową (np. Google Ads)

W kolejnych krokach warto zadbać o:

• Publikowanie opinii o placówce przez dotychczasowych pacjentów
• Udział w wydarzeniach lokalnych (np. darmowe konsultacje, prelekcje)
• Budowanie własnej marki w mediach społecznościowych (np. poprzez webinary, podcasty, e-booki, regularnie zamieszczane posty)

Powodzenia!