Płatności online w gabinecie lekarskim - wady i zalety

System przedpłat u lekarza – czy zgodny z prawem?

Zacznijmy od wyjaśnienia podstawowej wątpliwości – czy można pobierać opłaty za wizyty lekarskie jeszcze przed wykonaniem usługi? Czy placówka może oczekiwać płatności za konsultację lub badanie zanim pacjent z nich skorzysta? Prawnicy zdecydowanie twierdzą, że tak.

Ważne są jednak przepisy prawa podatkowego, dotyczące obowiązku wystawiania faktury. Placówka ma również obowiązek stworzyć regulamin przedpłat, wprowadzając do niego warunki zwrotu przedpłaty takie jak – siła wyższa, rezygnacja pacjenta z odpowiednim wyprzedzeniem, niemożność wykonania usługi.

Lekarze, stomatolodzy czy psycholodzy mogą zatem korzystać z przedpłat za wizyty zgodnie z prawem.

Płatności online w przypadku wizyt online

Pełna płatność za wizytę, konsultację czy spotkanie z terapeutą pobierana jest zazwyczaj w przypadku usług świadczonych zdalnie. Jeśli konsultacja odbywa się poprzez internet, lekarz czy terapeuta najczęściej prosi o uregulowanie opłaty „z góry” poprzez płatności online.

Pacjent otrzymuje wówczas wiadomość sms lub email z linkiem do płatności. Jeśli placówka nie korzysta z programu obsługującego płatności – może przesłać numer rachunku bankowego. Weryfikacja dokonanych płatności wymaga jednak w takim przypadku więcej pracy i dostępu do konta.

Często placówka wymaga takiej płatności min. 24h przed planowaną wizytą, co jest zrozumiałe i pozwala rejestracji reagować z wyprzedzeniem, eliminując tzw. „puste wizyty” spowodowane ostatecznym brakiem płatności.

Zalety płatności „z góry” dla Lekarza

Przedpłaty za wizyty lekarskie są odpowiedzią na liczne absencje pacjentów, którzy zapisując się do lekarza często rezerwują spory przedział czasowy (np. w stomatologii). Przedpłata za takie wizyty eliminuję problem nieobecnych pacjentów i zwiększa zyski placówki (nieobecni pacjenci to oczywista strata dla lekarzy).

Dodatkową korzyścią jest usprawnienie procesu obsługi pacjenta na miejscu (jeśli pełny koszt wizyty został uiszczony online) a czasem także skrócenie czasu oczekiwania na wizytę (dzięki sprawnemu zarządzaniu terminami i większym możliwościom wprowadzenia pacjentów z listy „rezerwowych”).

Najczęściej z wcześniejszych płatności internetowych korzystają:

• stomatolodzy
• lekarze udzielający porad online
• fizjoterapeuci
• psychoterapeuci

Przedpłaty za wizyty lekarskie – wady takiego rozwiązania

Najczęstsza obawa pojawiająca się wśród lekarzy dotyczy obiekcji pacjentów i ewentualnych rezygnacji z wizyt. Właściciele gabinetów zastanawiają się, czy przedpłaty nie będą stanowiły dla pacjentów (w tym osób starszych i schorowanych) bariery powodującej rezygnację z wizyty.

Zasadność wprowadzenia płatności online należy oczywiście rozpatrzyć indywidualnie dla każdej placówki – biorąc pod uwagę grupę obsługiwanych pacjentów, cel jaki chcemy osiągnąć oraz ryzyko, jakie niesie ze sobą takie rozwiązanie.

Wadą może być również dodatkowy koszt – należy uwzględnić opłaty za system płatności online na poziomie ok. 2% wartości rezerwowanych wizyt

Wdrożenie przedpłat – informacja dla pacjenta

Jeśli zdecydujemy się wdrożyć przedpłaty w naszej placówce, przygotujmy odpowiednie komunikaty, które w trakcie obsługi pacjenta (np. w rejestracji telefonicznej) będą przekazywane.

Reakcja pacjentów w dużej mierze zależy od przekazu, który zastosujemy. Jeśli obsługujemy stałego pacjenta, którego lekarz zna już dłuższy czas, może pojawić się oburzenie, próba przekonania do zapisu według wcześniejszych zasad – bez przedpłaty. Argumenty stosowane wówczas przez pacjentów „przecież Pan Doktor mnie zna i wie, że zawsze jestem obecny” albo „zawsze płacę na miejscu i teraz też chciałbym tak zrobić” wprowadzają w konsternację niejedną rejestratorkę. Dlatego warto przygotować dla personelu rejestracji stosowne argumenty, wskazujące na korzyści, które takie rozwiązanie przynosi pacjentom (np. skrócenie czasu oczekiwania na wizytę).