Urlop? Zrób sobie wolne od rejestracji!

Jak zadbać o rejestrację podczas urlopu?

Na początek przyjrzyjmy się w jaki sposób / jakimi kanałami prowadzona jest obsługa pacjenta. Warto wziąć pod uwagę:

• rejestrację telefoniczną
• rejestrację osobistą
• rejestrację online – za pośrednictwem innych stron lub gotowych systemów
• rejestrację online – drogą mailową / poprzez formularz kontaktowy na stronie
• media społecznościowe – komunikatory i formularze kontaktowe
• podmioty współpracujące (kierujące do naszej placówki pacjentów)

Zastanówmy się, w jaki sposób pacjent może próbować skontaktować się z nami w czasie urlopu i zadbajmy, by nie pozostał bez odpowiedzi. Jeśli zdarza się, że ktoś wchodzi do gabinetu „z ulicy” (ze względu na atrakcyjną lokalizację placówki) – pozostawmy kartkę z informacją o przerwie urlopowej i możliwej innej formie kontaktu (np. rejestracji online). Nie zapomnijmy również ustawić autorespondera na poczcie email i poinformować placówki partnerskie o naszej nieobecności.

Obsługa rejestracji telefonicznej a urlop lekarza

Gdy podstawowym kanałem komunikacji jest telefon – warto skorzystać ze wsparcia Medycznej Rejestracji lub pozostawić komunikat głosowy, sugerując inny sposób zapisu na czas urlopu.

Wiele zależy od tego z jakim wyprzedzeniem umawiane są wizyty – jeśli na najbliższe tygodnie / miesiące mamy już komplet pacjentów, być może nie odczujemy negatywnych skutków braku obsługi podczas urlopu.

Jeśli jednak martwi nas perspektywa powrotu do pustego gabinetu, doskonałym rozwiązaniem będzie usługa zewnętrznej rejestracji, dzięki której zyskamy skuteczną obsługę połączeń, bez konieczności zatrudniania pracownika rejestracji.

Treść komunikatu głosowego dla pacjentów – na czas urlopu

Idealnym rozwiązaniem będzie zapewnienie obsługi rejestracji telefonicznej nawet podczas urlopu. Poza firmą zajmującą się profesjonalnie obsługą rejestracji, możemy poprosić o pomoc zaufanego współpracownika czy członka rodziny.

Jedną z możliwości jest również wstrzymanie obsługi telefonicznej. W przypadku takiej decyzji istnieje ryzyko, że po powrocie z urlopu kalendarz nie będzie odpowiednio przygotowany i zabraknie w nim wizyt lub pojawią się liczne „okienka” dezorganizujące pracę lekarza. Jeśli jednak podejmiemy taką decyzję pamiętajmy o pozostawieniu komunikatu głosowego.

Jak powinien brzmieć komunikat głosowy o urlopie lekarza?

Możemy go przygotować we własnym imieniu, np. „W dniach …. przebywam na urlopie. W tym czasie zapraszam do skorzystania z rejestracji online na stronie …”

lub bardziej oficjalnie „W dniach … placówka będzie nieczynna. W celu umówienia wizyty prosimy o skorzystanie z formularza na stronie…”

W komunikacie głosowym możemy również ująć dodatkowe informacje, zgodnie z preferencjami, np.:

„W sprawach pilnych proszę o wiadomość sms” (jeśli dopuszczamy możliwość kontaktu w nagłych sytuacjach)

„Prosimy o przesłanie wiadomości sms, skontaktujemy się w dniu …. „

„Zachęcamy do przesłania informacji drogą mailową na adres …. „

Urlop lekarza a zabezpieczenie rejestracji

Lekarze samodzielnie obsługujący rejestrację często narzekają na brak możliwości „pozostawienia” pracy podczas urlopu. Trudno wypocząć, gdy wielokrotnie w ciągu dnia dzwoni telefon, a kontaktująca się osoba potrzebuje zapisu czy zmiany terminu wizyty, często przy tym oczekując wstępnej porady (to niestety dodatkowa uciążliwość spotykająca rejestrujących lekarzy).

Zaopiekowanie rejestracji telefonicznej i rezygnacja z samodzielnej pracy w tym obszarze wydają się więc kluczowe, by urlop był prawdziwym resetem.