Jak ustrzec się przed utratą danych medycznych?

Czym są dane medyczne?

Dane medyczne zalicza się do grupy danych osobowych, które są związane z udzielanymi świadczeniami zdrowotnymi, profilaktyką zdrowotną, programami zdrowotnymi, a także stanem zdrowia osoby fizycznej.

Dane medyczne muszą być ściśle chronione dlatego należy odpowiednio podchodzić do tematu zarządzania nimi. Istotne jest ustalenie procedur, które dotyczą nie tylko dostępu do danych medycznych, ale także ich przechowywania.

Dane medyczne RODO

Zgodnie z RODO dane medyczne (dane dotyczące zdrowia) to wszelkie informacje o stanie fizycznym i psychicznym pacjenta (w czasie przeszłym, obecnym lub przyszłym) np. dane o przebytej chorobie, istniejącej niepełnosprawności czy zagrożeniu chorobą w przyszłości / obciążeniu genetycznym.

Nie jest istotne źródło informacji, zatem wszelkie gromadzenie danych od etapu rejestracji pacjenta po wizytę lekarską, pobyt w szpitalu czy zakup urządzeń medycznych – podlega przepisom RODO.

Gromadzenie i przechowywanie danych medycznych

W dniu 1 stycznia 2019 r. weszły w życie przepisy dot. obowiązku tworzenia elektronicznej dokumentacji medycznej. Cała dokumentacja elektroniczna oraz oprogramowanie, które pozwala z niej korzystać, musi być zapisane i przechowywane na dysku.

Dane medyczne w chmurze

W przypadku chmury mamy do czynienia z serwerem, który pełni funkcję magazynowania informacji na temat pacjentów i ich dokumentacji medycznych. Działa on w oparciu o liczna procedury bezpieczeństwa, które mają zapobiegać utracie bądź niepowołanemu dostępowi osób trzecich do informacji, które są przechowywane i przetwarzane przez serwer.

Dane medyczne na serwerze

Jednym ze sposobów zapewnienia właściwego bezpieczeństwa danych medycznych jest własne, odpowiednio zabezpieczone, zaplecze IT. Przy takim rozwiązaniu istotne będzie odpowiednie zabezpieczenie pomieszczeń, w których znajduje się infrastruktura sieciowa lub serwerowa. Kolejnym, ważnym aspektem jest szyfrowanie danych medycznych.

W przypadku odpowiedniej ochrony danych medycznych przydatne może stać się także dodatkowe źródło zasilania dla placówki medycznej. Zapobiegnie to utracie danych w przypadku braku zasilania i tym samym zapewni ciągły dostęp do dokumentacji medycznej.

Bezpieczne logowanie do programu medycznego

Dostęp do danych medycznych w systemie elektronicznej dokumentacji medycznej powinien być zabezpieczony metodami logowania, które po 3 próbach błędnego zalogowania blokują konto użytkownika. Warto również zadbać o mechanizm zamykania sesji użytkownika po danym czasie braku aktywności użytkownika w aplikacji.

Powinna być także zapewniona rozliczalność danych medycznych, która pozwoli na monitorowanie i identyfikowanie osób wprowadzających zmiany w systemie.

Naruszenie

Prowadzenie dokumentacji medycznej oraz zarządzanie nią wiąże się ze szczególną odpowiedzialnością dla placówek medycznych. Naruszenie zasad właściwego zarządzania dokumentacją medyczną skutkować będzie naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych.

W przypadku danych medycznych mówimy o grupie danych wrażliwych – zawarte są w niej szczególne informacje – dotyczące stanu zdrowia i udzielonych świadczeń medycznych.

Należy pamiętać, że cyfryzacja usług medycznych jest związana z powierzeniem danych osobowych i należy zadbać o spełnienie wszystkich wymogów bezpieczeństwa określonych w przepisach o ochronie danych osobowych.

Zasady RODO w rejestracji medycznej

Szczególnym miejscem przetwarzania danych osobowych pacjenta jest rejestracja w placówce medycznej.

Zadaniem administratora danych jest zapewnienie bezpieczeństwa – również na pierwszym poziomie komunikacji pacjenta z placówką, dlatego ważne jest odpowiednie przygotowanie personelu rejestracji odpowiedzialnego za te działania.

Zasady związanie z udostępnianiem danych (np. podczas ich wyświetlania na monitorze umieszczonym w pobliżu poczekalni), przekazywaniem ich pacjentom (również podczas rozmowy telefonicznej) czy kopiowaniem, wysyłaniem (np. w korespondencji z lekarzem czy pozostałym personelem placówki) powinny być ściśle określone i omówione. Dzięki temu zminimalizujemy ryzyko utraty danych medycznych.

Dodatkowo zadbajmy, by osoby uzyskujące dostęp do danych pacjentów podpisały stosowne dokumenty potwierdzające zapoznanie z dokumentacją RODO placówki a także zobowiązanie do ich przestrzegania.

Należy dopilnować, by upoważnienia do przetwarzania danych były nadane przed ich udostępnieniem oraz cofnięte niezwłocznie po zakończeniu współpracy (np. rozwiązaniu umowy z rejestratorką).