Rekrutacja pracownika rejestracji - jak powinna wyglądać?

Treść ogłoszenia na stanowisko Rejestratorki Medycznej

Pierwszym krokiem w poszukiwaniu pracownika rejestracji jest najczęściej zamieszczenie ogłoszenia w portalach związanych z pracą. Informację o wolnym wakacie rejestratorki warto zamieścić również na stronie internetowej naszej placówki.

W ogłoszeniu powinny znaleźć się następujące informacje:

• krótka informacja o placówce medycznej
• opis stanowiska i obowiązków w naszej rejestracji
• wymagania jakie stawiamy przed przyszłym pracownikiem rejestracji
• korzyści dla osoby, która zostanie zatrudniona

Dobrze przygotowane ogłoszenie to połowa sukcesu! Nieodpowiednio skonstruowane może przysporzyć dodatkowej pracy. Zbyt ogólne, nieprecyzyjne wymagania zwiększą liczbę wysyłanych aplikacji, zaś zbyt wygórowane – ograniczą ich napływ. W jednym i drugim przypadku mogą wydłużyć czas naszej rekrutacji. Jeśli chcemy zaoszczędzić sobie przeglądania aplikacji nie spełniających naszych oczekiwań – poświęćmy chwilę na skonstruowanie odpowiedniej listy wymagań i kompetencji.

Opis stanowiska Rejestratorki Medycznej

W treści ogłoszenia o pracę opiszmy dokładnie jak w naszej placówce wygląda stanowisko Rejestratorki Medycznej.

W zależności od profilu placówki oczekiwania mogą być bardzo różne. Rejestratorka medyczna pełni przecież różne funkcje. W przypadku obsługi gabinetów stomatologicznych chętniej zatrudniane są asystentki stomatologiczne, w poradniach psychologicznych – osoby o pokrewnym wykształceniu a w przypadku placówek POZ – pielęgniarki. Mowa oczywiście o utartych standardach. W praktyce może okazać się, że ważniejsze dla nas będą tzw. kompetencje miękkie, znajomość narzędzi, programów z których korzysta placówka lub dyspozycyjność kandydata.

Tworząc zakres obowiązków pracownika rejestracji pamiętajmy, że ich nadmiar może zniechęcić najlepszych kandydatów, którzy stanowisko Rejestratora Medycznego traktują poważnie i odpowiedzialnie.

Coraz częściej właściciele placówek medycznych wymagają od pracowników rejestracji pracy w obszarze marketingu. Tymczasem prowadzenie konta Google Ads, optymalizacja strony internetowej czy poszukiwanie nowych pacjentów w mediach społecznościowych to zadania, które powinna realizować osoba lub firma wyspecjalizowana w marketingu medycznym. Dodatkowe obowiązki: sprzątania gabinetu czy obsługi telefonicznej poza godzinami pracy placówki (niestety nadal często rejestratorki zabierają telefon do domu) mogą skutecznie zniechęcić najlepszych kandydatów, z oczywistą stratą dla placówki. Wykwalifikowana i doświadczona Rejestratorka Medyczna może szybko zrezygnować z wysłania odpowiedzi na takie ogłoszenie.

Wymagania wobec pracownika rejestracji

Nawiązując zatem do powyższego akapitu, zastanówmy się jakiego kandydata szukamy, jakie kwalifikacje, umiejętności są dla nas najważniejsze. Nie przepisujmy treści z innych, podobnych ogłoszeń, gdyż każda placówka ma swoją specyfikę pracy i pojęcie idealnego kandydata może być różne.

Tworząc listę wymagań warto zastanowić się:

• Jakich pacjentów obsługuje placówka? Jeśli są wśród nich głównie dzieci lub osoby starsze – wymieńmy cechy które pozwolą na lepszą komunikację z daną grupą pacjentów.
• W jakich językach porozumiewają się pacjenci? W przypadku placówek przygranicznych, znajdujących się z okolicy portów lotniczych – często obcokrajowcy stanowią znaczącą grupę pacjentów, z którymi rejestratorka będzie miała kontakt.
• Z jakich programów będzie korzystać Rejestratorka Medyczna w naszej placówce?
• Czy stanowisko pracownika rejestracji będzie stanowiskiem samodzielnym czy w naszej placówce pracuje zespół rejestratorek, asystentek ?

Dodatkowo opiszmy godziny pracy naszej placówki i tym samym dyspozycyjność jakiej oczekujemy od kandydata.

Rozmowa kwalifikacyjna na stanowisko Rejestratorki Medycznej

Kolejnym krokiem będzie wybór kandydatów i zorganizowanie rozmowy kwalifikacyjnej. Obecnie popularna jest rekrutacja zdalna a wiele rozmów odbywa się online lub w formie rozmowy telefonicznej. Często poprzedzone są również ankietą, która pozwala uzupełnić wiedzę o kandydatach jeszcze na etapie analizy dokumentów.

W ostatnim etapie rekrutacji, podczas spotkania na żywo lub online powinniśmy zwrócić uwagę na:

• swobodę komunikacji i poprawną wymowę (dykcja, poprawność artykulacyjna)
• tzw. kompetencje miękkie, w tym na sposób reagowania na trudne sytuacje (warto zainicjować rozmowy z „wymagającym pacjentem” lub sytuacje wymagające szybkiej reakcji ze strony Rejestratorki)

Jakie jeszcze pytania warto zadać podczas rozmowy kwalifikacyjnej na stanowisko Rejestratorki? Na pewno pytania ogólne odnoszące się do systemu opieki zdrowotnej i podstawowych pojęć z zakresu medycyny. Znajomość specjalizacji lekarskich czy podstawowa wiedza o świadczeniach medycznych dostępnych w naszej placówce dodatkowo pozwolą ocenić przygotowanie i zaangażowanie kandydata.

A gdy znajdziemy już idealnego kandydata lub kandydatkę na stanowisko pracownika rejestracji, pozostaje nam kolejny krok – etap szkolenia i wdrożenia nowego pracownika, o czym już niebawem na naszym blogu…