Zdalna rejestracja pacjentów - obalamy mity!

Zdalna rejestracja pacjentów - obalamy mity!

Zdalna rejestracja telefoniczna to rozwiązanie, z którego korzysta coraz więcej lekarzy, fizjoterapeutów czy psychologów. Czasem jednak pojawiają się wątpliwości - czy zewnętrzna firma obsłuży pacjenta w sposób równie profesjonalny jak zespół pracowników placówki? Jest kilka mitów, które powtarzają wątpiący...

Mit 1: Rejestracja zdalna nie zna naszej specyfiki pracy

Zdalna rejestracja to zespół pracowników, którzy muszą zostać odpowiednio przeszkoleni i przygotowani do obsługi każdej, wyjątkowej placówki. Dlaczego wyjątkowej? Każda placówka medyczna jest inna – zupełnie inaczej wygląda obsługa rejestracji gabinetu stomatologicznego czy pediatrycznego. Każdy gabinet czy przychodnia posiada swój indywidualny sposób pracy, komunikacji z pacjentem, ustalania terminów wizyt, rozwiązywania sytuacji pilnych. Jeśli warunek odpowiedniego przygotowania zespołu zdalnej rejestracji zostanie spełniony, poziom wiedzy konsultantów nie będzie mniejszy. Skoro można nauczyć nowego pracownika odpowiedniej obsługi pacjenta – można również przekazać tą samą wiedzę profesjonalnej firmie zewnętrznej!

Mit 2: Rejestracja zewnętrzna = konieczność zmiany numeru telefonu

Zdarzają się rzeczywiście firmy obsługujące masowo placówki medyczne, których zakres ogranicza się do obsługi terminarza i wówczas numer telefonu jest numerem infolinii wspólnej dla wszystkich klientów. Wówczas powinniśmy rzeczywiście ostrożnie traktować takie oferty, gdyż promowanie innego numeru, którego placówka nie jest i nigdy nie będzie właścicielem, może oznaczać w przyszłości kłopoty. W przypadku profesjonalnego podejścia do zdalnej obsługi pacjentów – placówka nie musi dokonywać zmian w tym obszarze i zawsze pozostaje właścicielem numeru telefonu rejestracji.

Mit 3: Zdalna rejestracja jest pozwiązana z konkretnym kalendarzem / oprogramowaniem

Placówka, która chciałaby skorzystać ze zdalnej rejestracji nie musi zmieniać oprogramowania, czy korzystać z dodatkowych narzędzi do obsługi terminarzy. Poważne firmy outsourcingowe posiadają zespoły wyspecjalizowane w obsłudze najbardziej popularnych programów, nie wymuszając zmian w tym obszarze wśród swoich klientów. Zdarzają się portale proponujące obsługę wyłącznie w ramach swoich narzędzi i często są to najtańsze oferty na rynku. Najtańsze, ale pytanie czy wystarczające dla szukających profesjonalnych rozwiązań placówek medycznych?

Mit 4: Dane naszych pacjentów nie będą bezpieczne

Firmy specjalizujące się w zdalnej obsłudze rejestracji muszą być przygotowane organizacyjnie i prawnie do przetwarzania danych osobowych pacjentów. Warto więc wykluczyć oferty firm, które nie dbają o przepisy RODO i nie wdrażają odpowiednich procedur w tym zakresie.

Mit 5: Zdalna rejestracja jest mniej skuteczna w umawianiu wizyt

Jest wręcz odwrotnie! Jeśli mamy do czynienia z profesjonalistami, którzy zagwarantują pacjentom krótkie czasy oczekiwania na połączenie i wysoką skuteczność odbieralności połączeń, odnotujemy wzrot liczby umówionych wizyt i większe zyski placówki. Aby ten cel został osiągnięty, musimy mieć również pewność, że zdalne rejestratorki posiadają odpowiednie przygotowanie i doskonale znają naszą placówkę.

Skomentuj artykuł