Rejestracja w placówce przy wsparciu infolinii - rozwiązania hybrydowe

Rejestracja w placówce przy wsparciu infolinii - rozwiązania hybrydowe

Dla wielu placówek medycznych nie istnieje jeden, idealny sposób organizacji pracy rejestracji. Można wówczas skorzystać z rozwiązań hybrydowych. Na czym polegają? Jak zaplanować pracę rejestracji by działała sprawnie i nie stanowiła zbyt wysokiego kosztu dla placówki? Podpowiadamy!

Wiele placówek medycznych inwestuje w rozbudowę własnej rejestracji, by poprawić jakość obsługi pacjenta, zwiększyć liczbę umawianych konsultacji i tym samym zyski placówki. Takie działania podejmują duże, prywatne kliniki lub sieci placówek, które budując własne call center zapewniają obsługę bardzo dużej grupie pacjentów. Czasem jednak koszt takiej rozbudowy (utworzenia nowych stanowisk do obsługi, zatrudnienia dodatkowych pracowników) zupełnie nie zrekompensują zyski. W przypadku gabinetów lekarskich lub małych przychodni takie działania nie mają raczej uzasadnienia ekonomicznego i to w przypadku tych placówek szukanie rozwiązań hybrydowych ma największy sens.

Na czym polega rejestracja „hybrydowa”?

W przypadku rejestracji telefonicznej to obsługa pacjenta prowadzona zarówno przez zespół rejestracji pracujący na miejscu w placówce (często również w obsłudze bezpośredniej pacjenta) jak i rejestrację dodatkową – obsługiwaną przez firmę specjalizującą się w tym obszarze (w ramach outsourcingu).

Podajmy przykład: Kilkuosobowy zespół lekarski zatrudnia 1 pracownika rejestracji, dostępnego w godzinach pracy gabinetów (np. 12:00-20:00). Jednocześnie lekarze otrzymują sygnały, że pacjenci mają trudności z kontaktem w godzinach porannych. Z tego powodu część pacjentów rezygnuje z umówienia wizyty, część już umówionych nie może poinformować z wyprzedzeniem o nieobecności danego dnia. Placówka traci – zarówno wizerunkowo (poirytowani brakiem kontaktu pacjenci), finansowo (stracone nowe konsultacje) oraz organizacyjnie (nieobecni pacjenci, brak możliwości przeplanowania wizyt). Dodatkowo pojawia się problem obsługi połączeń telefonicznych w godzinach wizyt, gdy pracownik rejestracji zajęty jest obsługą bieżącą pacjenta w placówce.

W takim przypadku placówka może rozważyć zatrudnienie dodatkowej osoby – jednak kolejny etat w godzinach 8:00-16:00 nie rozwiąże problemu. Co prawda zwiększy się dostępność rejestracji w godzinach porannych ale nadal pracownik na popołudniowej zmianie będzie miał trudności z jednoczesną obsługą połączeń telefonicznych i pacjentów w placówce. Największe możliwości obsługi przypadną na wspólne godziny pracy rejestratorek (np. 12:00-16:00), czyli czas względnie spokojny w rejestracji. To problem często przedstawiany przez placówki, które szukają dobrych rozwiązań dla organizacji pracy rejestracji.

Rozwiązaniem może być połączenie pracy osób zatrudnionych w placówce z pracą dodatkowej rejestracji.

Możliwości wsparcia przez profesjonalną rejestrację

W ramach rozwiązań hybrydowych placówka medyczna może skorzystać m.in. z:

  • obsługi poza godzinami pracy personelu na miejscu (dzięki temu można też lepiej dostosować godziny pracy rejestracji w placówce, a w pozostałych godzinach przekierować połączenia do profesjonalnej firmy, stanowiącej dodatkowe zaplecze naszej rejestracji)
  • obsługi połączeń dodatkowych w tzw. „szczycie” (przekierowanie połączeń, które nie mogą być odebrane przez personel na miejscu – dzięki czemu zapobiegamy utracie nowych pacjentów)
  • obsługi w wyznaczonych dniach / godzinach (jeśli placówka ma trudności z jednoczesną obsługą wielu połączeń w krótkim czasie – może skorzystać ze wsparcia wyłącznie w tych konkretnych przedziałach czasowych)
  • wsparcia w dodatkowych działaniach (np. wykonywanie połączeń wychodzących w celu przeplanowania lub potwierdzenia umówionych wizyt)

Z doświadczeń Medycznej Rejestracji wynika, że najważniejsze jest indywidualne podejście to każdej placówki. Analiza potrzeb i problemów, dla których poszukuje się najlepszych rozwiązań. Dzięki takim działaniom placówka uzyskuje wsparcie znacznie tańsze i skuteczniejsze od rozbudowywania własnej rejestracji.

Sprawdzimy Twoją rejestrację BEZPŁATNIE
Zostaw nam kontakt do siebie, a już niedługo się odezwiemy!

    Skomentuj artykuł
    User icon
    Andrzej
    2022-05-16
    Uwaga !!! Są pewne zapisy w Umowie z FELG DENT które wzbudzają sporo kontrowersji : 1. FELG DENT zastrzega sobie możliwość transferu danych o pacjentach ale i o personelu gabinetów przesyłanych przez gabinety do\"krajów trzecich\" czyli domyślnie poza UE-pozostaje pytanie do jakich krajów ? Tego już FELG DENT nie precyzuje, nie ma również w warunkach umowy opcji sprzeciwu wobec tak... Wczytaj więcej iego działania . FELG DENT nie gwarantuje w zapisach umowy , że te dane pacjentów będą chronione prawnie co najmniej tak samo jak w obszarze UE . Wyobraźmy sobie , że dane będą np. transferowane do Burkina Faso, gdzie o ochronie danych osobowych możliwe że nawet nie słyszeli. 2. FELG DENT ogranicza w umowie kwotowo do śmiesznej sumy wysokość swojej odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez FELG DENT na rzecz Licencjobiorcy do wysokości trzech ostatnich opłat licencyjnych - czyli przeciętnie do kilkuset złotych - a teoretyczna kara nałożona przez UODO/GIODO może być nawet do wysokości kilkuset tysięcy złotych... Ciekawe kto pokryje resztę ? Oczywiście gabinet /lekarz.
    User icon
    Mariusz
    2022-04-12
    Słyszałem, że oprogramowanie NTX dobrze sprawdza się w klinikach i przychodniach. Dzięki niemu poprawiliśmy działalność kliniki. Program umożliwia personelowi medycznemu szybkie i łatwe rejestrowanie i planowanie wizyt pacjentów. Wszystko działa sprawnie. Jest to jeden z nielicznych programów, z którego jesteśmy w 100% zadowoleni.