07 lipiec 2020

Obsługa rejestracji podczas wakacji? Czyli co zrobić, gdy Rejestratorka jest na urlopie..

Okres wakacji to czas urlopów wypoczynkowych - również wśród personelu rejestracji. Dla lekarza to często spory kłopot - brak rejestratorki oznacza albo konieczność samodzielnej obsługi połączeń albo poszukiwanie innych rozwiązań zastępczych.. Podpowiadamy jak poradzić sobie w tym czasie z obsługą pacjenta!

Gdy w placówce pracuje zespół rejestratorek...

To najbardziej komfortowa sytuacja! Jeśli mówimy o zespole pracowników (rejestratorek, pielęgniarek) problem z zapewnieniem ciągłości obsługi nie powinien się pojawić. Wystarczy, że z odpowiednim wyprzedzeniem zaplanujemy wakacyjne urlopy, by każdy mogł skorzystać z 2-tygodniowej przerwy w innym terminie, a z przejęciem obowiązków przez pozostały personel nie powinno być problemu.

Większym wyzwaniem będzie zapewnienie pełnej obsługi, jeśli w placówce pracują 2 rejestratorki a łączny przedział godzinowy ich pracy przekracza 8h (np. 8:00-20:00). W takiej sytuacji warto przeanalizować, w jakich godzinach pojawia się największe natężenie połączeń oraz w jakich godzinach obecność rejestratorki jest wymagana ze względu na obsługę pacjentów w placówce.

Może będzie istniała możliwość zmiany godzin pracy rejestracji na godziny 10:00-18:00 lub 12:00-20:00? Warto również poszukać zastępstwa - wśród pracowników tymczasowych lub osób pełniących w placówce inne funkcje. Z pomocą doświadczonej rejestratorki będą na pewno stanowiły cenne wsparcie w obsłudze pacjenta.

Gdy rejestratorka pracuje samodzielnie...

W takiej sytuacji, każdy dzień nieobecności (o 2 tygodniowym urlopie nie wspominając) to poważne wyzwanie organizacyjne dla gabinetu! Urlop wypoczynkowy musi być wówczas zaplanowany z dużym wyprzedzeniem a idealnym rozwiązaniem będzie urlop lekarza i rejestratorki w tym samym terminie. Jeśli gabinet nie pracuje, warto pozostawić dla dzwoniących pacjentów komunikat głosowy, w którym poinformujemy o przerwie urlopowej, podając datę od kiedy wznowione zostaną przyjęcia. Idealnym rozwiązaniem będzie również skierowanie pacjenta do kontaktu elektronicznego (rejestracja online lub e-mail). Dzięki temu pacjent będzie mógł dokonać zapisu lub pozostawić swoje dane, a straty placówki spowodowane brakiem obsługi będą mniejsze.

Konieczność zapewnienia obsługi pojawia się wówczas, gdy lekarz realizuje świadczenia w gabinecie podczas urlopu rejestratorki. Najczęściej obsługa połączeń zapewniana jest na ten czas przez samego lekarza. To problematyczne rozwiązanie, które obciąża lekarza dodatkowymi obowiązkami oraz wywołuje niezadowolenie pacjentów, którzy podczas pracy lekarza nie mogą skutecznie dodzwonić się do placówki. Jak zorganizować obsługę telefoniczną, by nie odbierać co chwilę połączeń a jednocześnie nie stracić zainteresowanych pacjentów? Dobry rozwiązaniem może być ustawienie odpowiedzi sms lub nagranie poczty głosowej z prośbą o przesłanie smsem danych do kontaktu oraz informacją, kiedy pacjent może spodziewać się kontaktu. Do zainteresowanych pacjentów lekarz może zadzwonić, gdy zabiegi i przyjęcia są już zakończone i rozmowy telefoniczne nie będą przerywały pracy.

Rozwiązaniem jest również przekazanie obsługi połączeń firmie zewnętrznej, która w tym czasie zapewni rejestrację pacjentów w pełnym przedziale godzinowym. Przy takim rozwiązaniu ani pacjent ani lekarz nie odczują braku rejestratorki! Możliwości takiego krótkoterminowego outsourcingu proponuje MedycznaRejestracja. Może warto w tym roku dobrze przygotować się do urlopu rejestratorki?
Źródło:
MedycznaRejestracja.pl

Ostatnie publikacje

Infolinia

22 417 13 29

MedycznaRejestracja.pl

biuro@medycznarejestracja.pl

laskovski.pl