Rejestracja pacjentów dla placówki stomatologicznej? Żaden problem!

Lekarz, asystentka czy rejestratorka?

W gabinetach stomatologicznych połączenia od pacjentów odbierane są często przez personel odpowiedzialny za zupełnie inne kwestie. W mniejszych gabinetach najczęściej w recepcji spotkamy asystentki stomatologiczne, które łączą obowiązki asysty podczas zabiegu stomatologicznego, z obsługą pacjenta przed i po wizycie w gabinecie.

To rozwiązanie oszczędne, które pozwala maksymalnie zaplanować czas pracy asystentki, bez konieczności zatrudnienia rejestratorki. Niestety takie rozwiązanie w dłuższej perspektywie czasu może przynieść placówce więcej strat niż oszczędności. Ilość obowiązków spoczywających na asystentce stomatologicznej (od przygotowywania gabinetu i sprzętu, po uzupełnianie dokumentacji i asystowanie podczas zabiegów), sprawia, że obsługa telefoniczna funkcjonuje w bardzo ograniczonym zakresie. Utrata nowych pacjentów, którym nie udało się skutecznie dodzwonić do gabinetu, stanowi oczywistą stratę dla placówki.

Skuteczność odbieranych połączeń jest jeszcze niższa, gdy za obsługę pacjenta odpowiada lekarz. Najczęściej połączenia nie są odbierane na bieżąco, a lekarz oddzwania po zakończonej pracy. Często placówki przyzwyczajają pacjentów do takiej formy obsługi, a stały pacjent może przywyknąć do tego, że lekarz oddzwoni lub odpowie na smsa. Niestety na kontakt zwrotny nie będzie czekał zazwyczaj nowy pacjent, który jest gotowy skorzystać z usługi w tej placówce, z którą najszybciej uda mu się skontaktować telefonicznie.

Jeśli więc chcemy zapewnić placówce stały wzrost liczby nowych pacjentów musimy wdrożyć takie formy obsługi, by pacjent mógł skontaktować się z rejestracją szybko i sprawnie. Pozostaje więc zatrudnienie personelu wyłącznie do obsługi pacjenta lub skorzystanie z zewnętrznej obsługi jak w przypadku Medycznej Rejestracji.

Outsourcing rejestracji telefonicznej w stomatologii

Outsourcing rejestracji telefonicznej jest możliwy w przypadku każdej specjalizacji – również stomatologii, protetyki i ortodoncji. Oczywiście wybierając firmę zewnętrzną należy zwrócić szczególną uwagę, czy personel odpowiedzialny za obsługę pacjenta posiada doświadczenie w dziedzinie stomatologii. Ważne jest, by pracownicy rejestracji znali pojęcia związane z leczeniem stomatologicznym, potrafili odpowiednio zapisać pacjenta a także udzielić mu podstawowych informacji dotyczących świadczeń dostępnych w gabinecie.

Jako MedycznaRejestracja posiadamy doświadczenie w obsłudze zarówno najmniejszych placówek – indywidualnych gabinetów stomatologicznych – jak i większych zespołów lekarskich. Sprawna koordynacja pracy zespołu lekarzy, czasami pracujących jednocześnie w kilku gabinetach, przynosi placówce doskonałe efekty (zarówno organizacyjnie jak i finansowo).

Dentyści to wyjątkowa grupa naszych klientów – wymaga zaangażowania do obsługi pacjenta pracowników o wysokich kwalifikacjach i umiejętnościach miękkich. Obsługa pacjenta bólowego, pilnego lub konieczność reagowania w sytuacjach nagłych są przecież wpisane w specyfikę funkcjonowania placówek stomatologicznych.

Korzyści z outsourcingu

O korzyściach z zewnętrznej obsługi telefonicznej pacjenta pisaliśmy już w poprzednich artykułach, jednak w przypadku gabinetów stomatologicznych warto jeszcze wspomnieć o odpowiednim zaangażowaniu asystentek stomatologicznych. Korzystając z Medycznej Rejestracji lub innej profesjonalnej firmy zewnętrznej, zmniejszamy zakres obowiązków innych pracowników, podnosząc jednocześnie skuteczność umawianych wizyt.

Możemy zapewnić pacjentowi swobodny dostęp do obsługi bez sygnału zajętości i nieodebranych połączeń, w szerokim przedziale godzinowym – bez względu na to czy obecnie personel medyczny znajduje się przy „fotelu”. Zyskamy większy spokój podczas pracy w gabinecie a liczba umówionych wizyt wzrośnie 🙂