Rejestracja telefoniczna - rozwiązania tanie i skuteczne?

W chwili obecnej koszty prowadzenia rejestracji to przede wszystkim koszty wynikające z zatrudnienia personelu. Chcąc zapewnić pacjentom dostęp do rejestracji w szerokim przedziale czasowym placówka musi zatrudnić min. 2 osoby. Często „przy okazji” są to pielęgniarki, asystenci, którzy dodatkowo pomagają lekarzom i wykonują czynności związane nie tylko z rejestracją. W takim przypadku nie ma mowy o wysokiej jakości obsługi! Jeśli asystentka stomatologiczna pracuje z lekarzem podczas zabiegu, kto wówczas odbierze połączenie od pacjenta? Rejestracja nie działa. W takich sytuacjach placówka wielokrotnie „z oszczędności” traci zyski z nieumówionych konsultacji i zabiegów.

Jak zatem zapewnić pacjentom szybki dostęp do profesjonalnej rejestracji? Rozwiązaniem może być outsourcing.

Usługa rejestracji – przewaga nad innymi rozwiązaniami

Dlaczego rejestracja obsługiwana przez Medyczną Rejestrację będzie lepszym rozwiązaniem od samodzielnego zatrudnienia personelu przez lekarza? O korzyściach finansowych pisaliśmy już wcześniej w artykule „Outsourcing rejestracji telefonicznej – czy to się opłaca?”.

Wracając do tego wpisu warto przypomnieć, iż koszty zatrudnienia – bardzo wysokie obecnie – to tylko jeden z powodów dla których warto rozważyć inne rozwiązania. Z doświadczenia wielu placówek wiemy, jak często rejestracja nie działa poprawnie – niespodziewane nieobecności (zwolnienia lekarskie, urlopy, rozwiązanie umowy z pracodawcą) potrafią zaburzyć działanie całej placówki w tym w szczególności rejestracji. Problemy personalne są jednymi z większych wyzwań dla menedżerów placówek medycznych.

Trudności tych nie pozbędziemy się inwestując w budowę własnego call center, zakup dodatkowych narzędzi (np. stanowisk do obsługi) czy specjalistycznego oprogramowania. Najczęstszy problem placówek – czyli brak profesjonalnego personelu – pozostaje.

Dlatego współpraca z profesjonalną rejestracją (o tym jak wybrać firmę specjalizującą się w obsłudze pacjentów pisaliśmy tutaj) to najlepsze z możliwych rozwiązań! Jeśli mamy wątpliwości warto zadać sobie pytanie: dlaczego księgowość powierzam firmie zewnętrznej? dlaczego zatrudniamy firmę dbającą o porządek w placówce? Z pewnością dlatego, że jest tanio (taniej niż zatrudniając personel) i profesjonalnie. Często też dlatego, że jest wygodnie i bezpiecznie – powierzając usługę zespołowi, mamy pewność że choroba czy absencja jednej osoby nie zaburzy funkcjonowania naszej placówki. Korzystając z usług profesjonalnej firmy zdajemy się na jej doświadczenie i nie musimy nadzorować wszelkich działań, jak by to było w przypadku bezpośredniego zatrudnienia personelu. Podobnie może być w przypadku rejestracji telefonicznej.

Jak obniżyć koszty dzięki dodatkowej rejestracji?

Na przykładzie Medycznej Rejestracji możemy pokazać jak to możliwe, że rozwiązania tańsze bywają skuteczniejsze..

Jeśli obsługując prywatny gabinet lekarski, w działania te zaangażujemy zespół pracowników (kilka rejestratorek, kierownika projektu, osoby nadzorujące jakościowo pracę zespołu) – wartość takiej usługi i jej efekty będą dla placówki nieporównywalnie cenniejsze niż zatrudnienie jednego lub dwóch pracowników. Placówka zyskuje pewność, że rejestracja będzie dostępna zawsze w umówionych godzinach, bez względu na choroby czy urlopy pracowników.

Linia rejestracji może być „wolna” i dostępna dla pacjenta, nawet jeśli już kilku innych pacjentów w tym samym czasie nawiązało połączenie. Elastyczne włączenie większej liczby stanowisk, w celu obsłużenia tzw. „szczytów” nie jest już związane dla placówki z dodatkowym kosztem. Natomiast korzyść dla pacjentów jest ogromna – możliwość kontaktu z placówką bez konieczności wielokrotnego wybierania połączenia szybko wpływa na budowanie pozytywnego wizerunku rejestracji i placówki.

Ogromne zaangażowanie i szeroka dostępność firmy obsługującej naszą rejestrację nie muszą jednak generować wysokich kosztów dla placówki! W Medycznej Rejestracji koszt pełnej obsługi jest często niższy od zatrudnienia 1 osoby w wymiarze pełnego etatu! Wycena takiej usługi zależna jest bowiem od czasu pracy, czasu obsługi pacjenta – nie zaś ilości zaangażowanych w projekt osób. To podstawowa różnica między obsługą „tradycyjną” a zewnętrzną, jaką proponuje Medyczna Rejestracja.