Outsourcing rejestracji telefonicznej - czy to się opłaca?
Koszt utrzymania rejestracji dla Gabinetu Lekarskiego
Wydawałoby się, że koszt zapewnienia rejestracji telefonicznej dla indywidualnego gabinetu będzie najniższy – i tak rzeczywiście jest w przypadku skorzystania z outsourcingu. Jednak w sytuacji, gdy lekarz buduje własną rejestrację koszt ten jest proporcjonalnie znacznie wyższy, niż w przypadku dużych podmiotów.
Na koszt składa się m.in.:
- Koszt rekrutacji i wdrożenia pracownika – często tym większy, im bardziej w te działania zaangażowany jest właściciel placówki czy personel medyczny
- Zatrudnienie personelu rejestracji – Gabinet musi zatrudnić min. 2-3 osoby, jeśli rejestracja jest czynna od godz. 8:00-20:00 – jednak pamiętajmy, że w przypadku tak ograniczonej liczby pracowników każda absencja spowodowana chorobą czy urlopem będzie problematyczna. Według danych ZUS pracownicy średnio są nieobecni 2 miesiące w roku (urlopy + ZLA), a zatem w tym czasie placówka potrzebowałaby dodatkowego wsparcia.
- Koszty szkoleń – jeśli chcemy, by jakość obsługi pacjenta była odpowiednia musimy zapewnić pracownikowi regularne szkolenia oraz bieżące wsparcie
- Zapewnienie infrastruktury technicznej – począwszy od stanowiska pracy, sprzętu komputerowego i telefonicznego, po koszty dostępu do elektronicznego terminarza przyjęć lub możliwość rejestrowania połączeń.
- Dodatkowo wiele innych „drobnych” kosztów jak: koszty związane z otwarciem gabinetu poza godzinami pracy lekarza np. prądu, koszty rekrutacji personelu rejestracji, koszty ewentualnych szkoleń…
Podliczając koszt takiej obsługi w wymiarze 12h/dobę może wahać się od ok. 8.000zł do 18.000zł miesięcznie! W przypadku obsługi zewnętrznej wydatek ten może być nawet kilkukrotnie niższy!
Outsourcing rejestracji telefonicznej
Usługa zewnętrznej rejestracji telefonicznej jest nie tylko tańsza ale często zdecydowanie skuteczniejsza od samodzielnego zabezpieczenia tego obszaru. Skuteczna obsługa połączeń w rejestracji sprawia, że zyski gabinetu rosną! Dlaczego?
Ponieważ zwiększa się dostępność rejestracji dla pacjenta, który dodzwania się bez sygnału zajętości (obsługa zapewniona jest na kilku stanowiskach jednocześnie). Ma to ogromne znaczenie w przypadku nowych, zainteresowanych wizytą pacjentów, których obsługę rejestracja telefoniczna powinna podjąć niezwłocznie. Szybka reakcja rejestracji będzie również ważna w przypadku obsługi pacjenta, który chce odwołać / zmienić termin wizyty – pomaga bowiem zapobiegać lukom w grafiku.
Przygotowanie personelu rejestracji poprzez szkolenia i bieżący monitoring jakości również wpływa na zwiększenie zysków placówki. Jeśli pacjent rozmawia z kompetentnym Rejestratorem, który wie jak odpowiedzieć na obiekcje i zachęcić do umówienia wizyty, liczba zrealizowanych świadczeń będzie większa.
Dodatkowo na bilans zysków wpływa: eliminowanie luk w grafiku (szybkie i skuteczne reagowanie na odwołane wizyty), potwierdzanie telefoniczne umówionych wizyt czy prowadzenie listy oczekujących pacjentów.
A jak sytuacja wygląda, gdy rejestracja dotyczy większej placówki medycznej – przychodni lub szpitala? O tym niebawem…
Czytaj dalej
