10 sytuacji, w których potrzebujesz Medycznej Rejestracji!

1. Nieodebrane połączenia w rejestracji

Odnotowujesz dużo nieodebranych połączeń od pacjentów? Straty na poziomie rejestracji telefonicznej przekładają się wprost na bilans finansowy placówki. I nie chodzi tu wyłącznie o ograniczenie napływu nowych pacjentów (w wielu placówkach terminy przecież i tak są odległe..), ale o optymalizacje czasu pracy zespołu medycznego i redukcję strat. Nieodebrane połączenie może oznaczać również brak informacji o tym, że umówiony pacjent chciał odwołać wizytę.

Jeśli poprawimy skuteczność odbierania połączeń, zyskamy nie tylko nowych pacjentów, ale również możliwość reagowania na nagłe zmiany w grafiku.

2. Skargi pacjentów

Odbierasz skargi pacjentów, którzy mają trudności w komunikacji z placówką? Niewydolna rejestracja burzy pozytywny wizerunek placówki, na który ciężko pracuje personel medyczny?

Jeśli pacjent zostanie obsłużony sprawnie i życzliwie – poczuje się zaopiekowany przez personel rejestracji – liczba skarg i poziom niezadowolenia drastycznie spada! Problemy i zastrzeżenia pacjenta można rozwiązać – ważne, by zapewnić pacjenta o naszym zaangażowaniu i chęci pomocy.

3. Ograniczone godziny pracy rejestracji

Twoja placówka działa w ograniczonych godzinach? Nie musisz zwiększać zatrudnienia czy zmieniać godzin pracy, by rejestracja telefoniczna działała 12h/dobę! Personel Medycznej Rejestracji wspiera w obsłudze pacjentów również te placówki, które potrzebują pomocy wyłącznie w określonych godzinach.

Zwiększenie godzin dostępności rejestracji to większa liczba umówionych świadczeń i możliwość szybszego reagowania z przypadku odwołania wizyty przez pacjenta.

4. Rotacja personelu rejestracji

Twoja rejestracja działa niestabilnie ze względu na dużą rotację w zespole? Masz poczucie, że gdy tylko przeszkolisz i przygotujesz do samodzielnej pracy nową rejestratorkę, ona odchodzi? W wielu placówkach medycznych to największe wyzwanie w obsłudze pacjenta.

Jeśli chcesz uniknąć stresu i strat spowodowanych nagłym odejściem pracownika, zapewnij swojej placówce wsparcie Medycznej Rejestracji. Pamiętaj – to nie musi oznaczać rezygnacji z własnego personelu.

5. Niedobór personelu rejestracji

Zastanawiasz się nad zatrudnieniem kolejnego pracownika rejestracji? Posiadasz jedną lub dwie rejestratorki, ale zbyt często zdarzają się nieobecności lub sytuacje, w których połączenie od pacjenta zostaje nieodebrane?

Lepszym rozwiązaniem będzie pomoc całego zespołu rejestracji! Zamiast 1 osoby – zyskasz kilkoosobową drużynę, która zaopiekuje się Twoimi pacjentami i przejmie odpowiedzialność za skuteczność i jakość pracy rejestracji.

6. Potrzeba ograniczenia kosztów utrzymania rejestracji

Szukasz oszczędności? Etaty pracowników rejestracji są coraz droższe, więc warto zastanowić się, czy rejestratorka w placówce jest niezbędna. W wielu placówkach Medyczna Rejestracja z powodzeniem zastępuje personel placówki we wszystkich działaniach związanych z telefoniczną obsługą pacjentów.

Ile możesz zaoszczędzić? Sprawdź, ile kosztuje zewnętrzna rejestracja!

7. Obsługa połączeń przez personel medyczny

Nie ma droższego rozwiązania od obsługi rejestracji przez lekarzy, pielęgniarki czy terapeutów pracujących w placówce. Z pozoru tańsze rozwiązanie, polegające na „wykorzystaniu” potencjału ludzkiego, który mamy, często przynosi straty. Nie dość, że w czasie, w którym mógłby być przyjęty kolejny pacjent zajmujemy się obsługą połączeń (np. oddzwanianiem na nieodebrane połączenia), to dodatkowo tracimy nowych pacjentów, którym nie udało się szybko skontaktować z placówką.

8. Podjęcie działań marketingowych

Planujesz działania marketingowe, które zwiększą zainteresowanie pacjentów placówką? Nie zapomnij również zwiększyć możliwości swojej rejestracji. Marketing pochłania często duże koszty, więc warto zabezpieczyć każde połączenie lub zgłoszenie od pacjenta. Przepalenie budżetu marketingowego na poziomie nieskutecznie działające rejestracji jest co najmniej nierozsądne.

9. Wyraźne „piki” połączeń / sezonowość

Obserwujesz piki połączeń w wybrane dni / godziny? Mierzysz się z wyzwaniem, którym jest sezonowość Twoich usług?

Najsprawniej poradzi sobie z tym Medyczna Rejestracja, która elastycznie dostosuje liczbę pracowników rejestracji do bieżących potrzeb placówki – bez konieczności zwiększania zatrudnienia. Wystarczy, że przekierujesz ruch połączeń, z którym Twój personel sobie nie radzi.

10. Zdalna obsługa wizyt (konsultacje online)

Jeśli Twoja placówka świadczy usługi zdalne (np. konsultacje psychologiczne, dietetyczne) i nie posiada swojej siedziby lub gabinet działa w określonym, wąskim przedziale czasowym – zabezpieczenie rejestracji telefonicznej bywa wyzwaniem.

Przekazanie połączeń indywidualnej rejestratorce pracującej zdalnie to zbyt ryzykowne i nadal drogie rozwiązanie. Jeśli chcemy powierzyć obsługę połączeń personelowi spoza placówki – zabezpieczmy się odpowiednio pod kątem RODO oraz sprawdźmy jakie gwarancje co do skuteczności i monitoringu tej pracy będziemy mieli zapewnione.

Medyczna Rejestracja to bezpieczne rozwiązanie, dzięki któremu nawet specjaliści udzielający konsultacji wyłączenie online, zyskują swoją rejestrację telefoniczną i zapewniają pacjentom swobodny i łatwy kontakt.